Службові відрядження

Розділ 6. Використання електронної програми «Відрядження» у сучасних установах

Програму «Відрядження» було створено для того щоб значно полегшити та прискорити час підготовки виїзду працівника у відрядження.

На підприємстві де я проходжу виробничу практику використовується саме така програма, тому я можу сказати що завдяки їй шлях оформлення відрядження значно спрощується та прискорюється.

6.1. Інструкція по користуванню та опис програми «Відрядження»

Для розгляду роботи програми Відрядження нам необхідно взяти який-небудь приклад. Тому припустимо, що програма встановлена на підприємстві ТОВ "Смарагд" (м. Львів). Декілька працівників цього підприємства, які нам обов'язково будуть потрібні: Директор, секретар, Головний бухгалтер,

бухгалтер та водій. Необхідні дані про цих людей (ПІБ, посаду, паспортні дані та табельний номер). зображені в таблиці.

Посада, прізвище, ім'я та по-батькові Паспорт Таб. №

Директор, Петренко Михайло Олексійович СА 541111 00000

Секретар, Сидоренко Марія Дмитрівна СА 114452 00001

Головний бухгалтер, Гришина Тамара Іванівна СА 004452 10002

Бухгалтер, Яковенко Микола Іванович СА 004460 10003

Водій, Ніколенко Генадій Миколайович СА 994452 20002

Звичайно не потрібно пам'ятати паспортні дані всіх працівників вашого підприємства, тому що в процесі роботи ми запишемо всі ці параметри (ПІБ, посаду, паспортні дані та табельний номер) в базу даних. Також припустимо, що всі вони належать до підрозділу центральний офіс, крім водія - він належить до підрозділу автотранспортний цех Тепер ще декілька моментів і можна приступати до роботи. По-перше, обов'язки щодо реєстрації осіб, які вибувають у відрядження покладено на секретаря, у нашому випадку, на Сидоренко Марію Дмитрівну. По-друге, зверніть увагу на значення табельний номер, він п'ятизначний. Якщо на вашому підприємстві він менший (наприклад, 5278) - записуйте як 05278. І нарешті, уявимо ситуацію, що Головний бухгалтер Гришина Тамара Іванівна вирішила (а сталось це 01.02.05р.) відправити у відрядження свого підлеглого - Яковенко Миколу Івановича на підприємство ТОВ "Карат" (м. Київ) терміном на 2 дня починаючи з 02.02.05р. з метою вирішення службових питань. Керівництво підприємства піклується про своїх підлеглих - тому йому дали ще й водія Ніколенка Генадія Миколайовича. Отже, розглянемо тепер які документи необхідно оформити для скерування бухгалтера та водія у службове відрядження. Спочатку це має бути службова записка (див. бланк) на ім'я директора в якій обґрунтовується необхідність відрядження, термін та ін. Потім на підставі службової готується наказ про відрядження в якому зазначаються такі дані, як прізвище, ім'я та по-батькові працівника, що відряджається, його посада; мета відрядження, пункт призначення (найменування організації, місто), кількість днів відрядження та ін. Нарешті, виписується посвідчення про відрядження-основний документ, відповідно до якого здійснюється відрядження працівника. Кожне службове відрядження на підприємстві повинно бути зареєстроване в спеціальному Журналі реєстрації посвідчень про відрядження. На кожному посвідченні ставиться порядковий номер і дата, які записуються в журнал, а також вказується номер і дата наказу

керівника про скерування у відрядження, дата вибуття працівника у відрядження і прибуття його з відрядження. Форма цього Журналу затверджена Інструкцією про службові відрядження. (Див. приклад) заповнення журналу.

Тобто всю цю послідовність можна зобразити як: СЛУЖБОВА ЗАПИСКА > НАКАЗ > ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ І після цього перейдемо безпосередньо до роботи з програмою Відрядження. Для полегшення виділимо наступні розділи:

v Інсталяція (встановлення програми на ваш комп'ютер)