Службові відрядження

Термін відрядження працівника визначається керівником, але має не перевищувати 60 календарних днів.

Позначки у посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника звіряється тією печаткою, котрою користуються у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього. За відсутності таких позначок (у паспорті чи в посвідченні про відрядження) добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовується. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

5.2. Витрати на відрядження в разі виїзду за кордон

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані та з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами населеного пункту) в місцях відправлення, призначення й пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження міським транспортом – рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися засоби пересування безкоштовно.

Якщо передбачено пересування країною відрядження, то керівник підприємства може визначати відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, то працівник сам вибирає транспорт.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.У разі відряджання за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу й затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням службового автомобіля, оплатою за його стоянку та паркування. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та користування водними переправами.

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом трьох робочих днів подати авансових звіт про витрачені у відрядженні кошти. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше ніж за 10, а з дозволу керівника (з поважних причин) – не пізніше ніж за 20 робочих днів. У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності – його заступник) зобов’язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту. Разом з

авансовим звітом подаються документи (оригінали), які підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком,

кредитною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія позначок у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

В разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, котрий установлено Національним банком України на день затвердження авансового звіту.

Дозвіл (згода) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформлюється письмово в дозвільній формі. Власник (або повноважена ним особа) відповідно до п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житла, на побутові послуги, транспортні витрати та інше). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.