АВТОМАТИЗАЦIЯ КОНТРОЛЮ ВIДВIДУВАННЯ СТУДЕНТАМИ ЗАНЯТЬ

Як видно з наведеної вище бази даних по співробітниках вона має такі поля: Код сотрудника, Фамилия, Имя, Должность, Дата найма, Адрес, Город, Домашний телефон. В дану базу даних зараз введено 9 записів.

Загальні рекомендації

по роботі з базами даних в Excel.

В Microsoft Excel є набір функцій, що полегшують обробку і аналіз баз даних. Для використання цих функцій необхідно вводити дані в список у відповідності з приведеними нижче рекомендаціями.

Організація списку

Використання тільки одного списку на листі. Уникайте створення більш ніж одного списку на листі. Деякі можливості управління списком, наприклад функція фільтрації, можуть бути використані тільки для одного списку.

Розміщуйте подібні об’єкти в одну колонку. Спроектуйте список таким чином, щоб всі рядки вміщували схожі об’єкти в одній колонці.

Тримайте список окремо. Між списком і іншими даними листа необхідно залишити, не менше одного порожнього рядка і одної порожньої колонки. Це дозволяє Excel швидше локалізувати список при виконанні сортування, встановленні фільтра чи при вставці обчислюємих автоматично підсумкових значень.

Розташовуйте важливі дані зверху чи знизу від списку. Уникайте розміщення важливих даних зліва чи справа від списку; дані можуть бути сховані при фільтрації списка.

Відображення рядків і колонок. Перед внесенням змін в список переконайтесь в тому, що всі сховані рядки і колонки відображені. В противному випадку існує ризик випадкового вилучення схованих даних.

Формат списка

Використання форматованих заголовків колонок. Створюйте заголовки колонок в першому рядку списка. Excel використовує заголовки при створенні звітів, пошуку і оформленні даних. Шрифт, вирівнювання, формат, шаблон, границя і формат букв, що присвоєні заголовкам колонок списку, повинні відрізнятись від формату, присвоєного рядкам даних. Перед вводом заголовків колонок коміркам повинен бути присвоєний текстовий формат.

Використання границі комірок. Для відокремлення заголовків від даних потрібно використовувати границі комірок, а не порожні рядки чи пунктирні лінії.Відсутність порожніх рядків і колонок. В самому списку не повинно бути порожніх рядків і колонок. Це полегшує ідентифікацію і виділення списка.

Відсутність початкових і кінцевих пробілів. Додаткові пробіли на початку і в кінці комірки впливають на пошук і сортування. Замість вводу пробілів рекомендується використовувати зсув тексту всередині комірки.

Ввід даних в базу даних з допомогою форми

Режим вводу даних в базу даних з допомогою форми включається командою Данные=> Форма. При успішному виконанні даної команди на екрані з’явиться вікно, схоже на зображене нижче. В противному випадку з’явиться вікно з повідомленням про те, що Excel не може знайти дані. В цьому випадку необхідно помістити табличний курсор на будь-який запис в базі даних.

В режимі вводу даних через форму вікно зліва містить назви полів і навпроти кожного з них є поле вводу, куди потрапляють записи з бази даних при переміщенні повзунка, чи при натисненні клавіш Назад і Далее. В правому верхньому куті розміщений вказівник відношення поточного запису до їх загальної кількості.