Координація діяльності контрольно-ревізійних і правоохоронних органів щодо здійснення контролю і попередження зловживань

У випадках відмови посадових і матеріально відповідальних осіб від підписання акта ревізії ревізор повинен скласти відповідну довідку на ім’я посадової особи, що призначила ревізію.

Складання акта ревізії не потрібно відкладати на останні дні ревізії, бо це призводить до того, що у ревізорів не залишається часу для ретельного його оформлення. Краще всього складати акт у процесі проведення ревізії, по мірі перевірки і вивчення окремих питань. Для цього реєстрацію виявлених під час ревізії фактів порушень і зловживань необхідно проводити за запитаннями слідчого, внаслідок чого систематизовані матеріали для складання акта ревізії будуть накопичуватись із першого дня ревізії.

Акт ревізії складається в трьох примірниках, а на вимогу слідчих органів – в більшій кількості. Один примірник з них під розписку вручається керівнику підприємства після оформлення акта відповідними підписами перевіряючих та присутніх при ревізії посадових та матеріально відповідальних осіб.

Якщо виявлене порушення чи зловживання може бути приховане, або за виявленими фактами необхідно вжити термінові заходи щодо ліквідації порушень або притягнення до відповідальності винних у зловживаннях до закінчення ревізії, в таких випадках складається окремий проміжний акт і вимагаються від посадових осіб необхідні пояснення за виявленими фактами.

Проміжні акти складаються також за результатами ревізій кас, окремих складів, цінних паперів і бланків суворої звітності; виявлених недоліків у збереженні готової продукції, обладнання і матеріалів; зовнішніх зустрічних перевірок, за результатами яких встановлено порушення і зловживання.Проміжні акти підписуються ревізорами, посадовими та матеріально відповідальними особами, що безпосередньо несуть відповідальність за допущені порушення. У необхідних випадках вони дають письмові пояснення. Внесені в акт ревізії дані про нестачі та інші суттєві порушення діючого законодавства повинні бути підтвердженні відповідними документами, що додаються до акта ревізії. До них належать: в оригіналах договори, контракти, коносаменти, митні декларації, комерційні рахунки, сертифікати якості та походження товарів, накладні, розписки, чеки, касові ордери, платіжні відомості, документи з нарахування заробітної плати, виписки рахунків банку та платіжні документи, інші бухгалтерські, виробничі та статистичні документи, на які є посилання в акті ревізії, проміжні акти, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, підписки матеріально відповідальних осіб, протоколи та інші матеріали інвентаризації, виписки з них, офіційні довідки підприємств, висновки експертиз та лабораторні аналізи, пояснення посадових та матеріально відповідальних осіб, висновки ревізорів на пояснення посадових та матеріально відповідальних осіб у разі спростування ними наведених в акті ревізії фактів. До акта ревізії також додаються документи, що підтверджують прийняття мір щодо забезпечення явки посадових та матеріально відповідальних осіб для участі в перевірці та причини їх відсутності.

4. Оформлення і додавання до акта ревізії інших необхідних документів

Обґрунтованість акта ревізії, що проводиться за вимогами правоохоронних органів, залежить не тільки від його змісту, але й обґрунтованості інших документів, які підтверджують реальність тих або інших доказів. При цьому велике значення мають оригінали документів. Тому в ряді випадків виникає необхідність їх вилучення.

Оригінали документів вилучаються органами слідства, що призначили ревізію, і передаються ревізорам для їх вивчення і аналізу. На місці вилученого документа залишається його ксерокопія з вказівкою на ньому підстави та дати вилучення оригіналу документа. Ці операції проводять безпосередньо працівники підприємства, що ревізується. Вилучати документи необхідно так, щоб були збережені всі реквізити. У вилучених документах не дозволяється робити ніяких позначок, підкреслень, ставити знаки запитань, тому що все це знецінює документ.

Ксерокопії документів додаються в тих випадках, якщо оригінал документа використовується при складанні декількох актів ревізій. Ксерокопії в даному випадку також завіряються підписами посадових осіб та печаткою підприємства, що перевіряється. Особливу увагу необхідно звернути на матеріали інвентаризації, на їх вірогідність і якість. Матеріали інвентаризації вважаються повними, якщо в їх складі є: накази або розпорядження про проведення інвентаризації та склад інвентаризаційної комісії; порівняльні відомості або акти наслідків інвентаризації; інвентаризаційні описи (акти) про фактичну наявність цінностей у натурі на початок і кінець інвентаризаційного періоду; письмові пояснення матеріально відповідальних осіб щодо наслідків інвентаризації; рішення, протоколи, накази з розгляду і затвердження результатів інвентаризації; підписи матеріально відповідальних осіб про включення ними в звіти на момент інвентаризації усіх прибуткових і видаткових документів та про відсутність у них наявності грошей та документів, що належать підприємству.