Координація діяльності контрольно-ревізійних і правоохоронних органів щодо здійснення контролю і попередження зловживань

Кожна ревізія чи перевірка облікових документів (за винятком судово-бухгалтерської експертизи) не може бути останньою, це є одним із постулатів процедур перевірки, і воно обґрунтовується тим, що навіть суцільний метод перевірки облікової документації під час ревізії не може гарантувати відсутність зловживань та їх приховування на підприємствах. Як показує практика, зловживання виникають тоді, коли задіяні в комплексі підприємства і підприємці різних галузей та форм власності й особливо, коли в цих процесах беруть участь комерційні або торговельні працівники.

Особливо великі збитки наносять державі різні розкрадання і нестачі товарно-матеріальних цінностей з причини зловживань у розрахункових операціях та виписки фіктивних платіжних доручень. У зв’язку з цим доцільно застосовувати зустрічну перевірку розрахунків підприємств із покупцями.

У більшості операції і процеси, пов’язані зі зловживаннями, мають місце у випадках їх оформлення недоброякісними документами.

Характерними ознаками недоброякісних документів може бути спотворення суті і змісту відображених у документах показників та інших реквізитів, що призводить до неправильного відображення в них операцій; підроблення або підміни тексту документа або сум з метою розкрадання чи зловживання; оформлення документами незаконних операцій. Недоброякісні документи також можуть бути безтоварні або безгрошові, в яких відображалось надходження або видаток цінностей чи коштів, рух яких взагалі не здійснювався (наприклад, списання за документами сировини на виробництво, яка не відпускалась і не використовувалась для цих цілей, або списання під виглядом виплат коштів для розрахунків з окремими особами, які не виплачувались).

Тому під час ревізій у фінансово-господарській діяльності підприємств потрібно застосовувати методи розслідування зловживань документального забезпечення (документального оформлення фінансово-господарських операцій і процесів), ревізій та інвентаризацій. Це пояснюється тим, що якість бухгалтерського обліку, його достовірність майже повністю залежить від правильного оформлення первинної документації, повного і правильного відображення в ній господарських процесів. Неточне чи неповне відображення фінансово-господарських операцій або їх спотворення в документах призводить до того, що дані бухгалтерського обліку не відображають справжнього або реального становища в фінансово-господарській діяльності підприємства або підприємця. Тому важливе значення мають методи контролю для підвищення ефективності фінансово-господарської діяльності підприємств.

Найбільш ефективними ревізіями є ті, що проводяться за завданням судово-слідчих органів. Під час проведення таких ревізій, як правило, облікову документацію перевіряють суцільним способом, що забезпечує надійну ефективність контролю. Практика показує, що перевірками, проведеними на підставі звернень правоохоронних органів, майже в половині підприємств виявленні факти безгосподарності, недостач матеріальних цінностей і коштів. У ряді випадків причиною недоліків і зловживань на цих підприємствах є відсутність ділового поточного контролю з боку як їх керівника, так і бухгалтерської служби.

Між цим, практика показує, що перевірка документів нерідко ускладнюється, тому що обсяг їх безперервно зростає. Наприклад, на деяких підприємствах і об’єднаннях для відображення тих або інших господарських операцій використовується понад 1500 різних документів.

У зв’язку зі складністю облікової документації, важливістю процедур її перевірки та необхідністю виявлення спотворень і приховувань зловживань та крадіжок розглянемо систему прийомів і способів її документальної перевірки. Ця система дає можливість розглядати зміст і суть операцій у комплексі документ – фінансово-господарська операція – бухгалтерський запис в облікових реєстрах. Способи, прийоми і техніка всебічної і доказової перевірки первинної інформації дуже різноманітні.Застосування способів і прийомів контролю цієї документації багато в чому залежить від характеру зловживань. Так, дослідження діючої практики контролю облікової документації показує, що окремі зловживання приховувались у поточній діяльності підприємств шляхом списання цінностей (сировини, матеріалів) на виробництво у більшій кількості, ніж їх оприбутковано. Ці факти в ряді випадків приховувались у кінці місяця шляхом збалансування операцій, пов’язаних із надходженням і видатком цінностей. У таких випадках потрібно застосовувати хронологічний (поопераційний) контроль руху однорідних операцій або цінностей. Такий спосіб контролю полягає в співставленні обліку про рух цінностей підприємства або його підрозділів за датами завершення його операцій. Ревізор може порівняти документальні дані обліку руху цінностей за більш короткий (ніж обліковий) період, тобто за днями і навіть за окремими операціями. Така перевірка дає можливість встановити, в межах якого відрізка часу здійснено рух цінностей, які не відповідають документам про їх надходження і видаток.

Для розкриття різних зловживань, які в практиці інколи приховують шляхом складання фіктивних документів (або актів), здійснення приписок у документах невідвантажених цінностей або їх неповного оприбуткування, використовують методи зустрічної перевірки документів. Суть її полягає в тому, що під час контролю або порівнюють їх перші примірники з копіями, що знаходяться у тих, що перевіряються, чи інших підприємствах, або зіставляють показники і реквізити декількох документів, які мають відношення до однієї і тієї ж операції, що відображена у відповідних документах. У практиці в більшості випадків зіставляють товарно-транспортні накладні постачальників із податковими накладними та розрахунково-платіжними документами, якими оформлена оплата цих цінностей постачальниками.