Реалізація функції контролю на сучасному підприємстві

Будь-яка система збору й обробки інформації відносно дорога. Вартість проведення вимірів найчастіше є найбільш великим елементом витрат у всьому процесі контролю. Часто саме цей фактор визначає, а чи варто проводити контроль. Тому іноді не варто прагнути виміряти всі як можна більш точно, витрати можуть бути набагато більше корисного ефекту.

Передача й поширення інформації.

Передача й поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю, тому що обов'язково необхідно довести до відома співробітників організації як істота встановлених стандартів, так і досягнуті результати.

Подібна інформація повинна бути точної, надходити вчасно й доводити до відомості співробітників у доступному для розуміння виді. Отже, до системи передачі й поширення інформації пред'являються більші вимоги. Основні труднощі пов'язані з різними проблемами комунікаційних систем.

Потрібно відзначити, що передача даних нерідко сполучена з наявність суб'єктивних помилок у виді того, що здійснюється людиною.

Оцінка інформації про результати є заключною стадією етапу зіставлення, на якій чи вирішується та, що потрібно інформація отримана й наскільки вона важлива для організації. Важлива - це та інформація, що адекватно описує досліджувані процеси й необхідна для ухвалення вірного рішення [20,с.335].

Після оцінки інформації процес контролю переходить на заключний етап, на якому вибирається одна із трьох ліній поводження:

-залишити досягнуті результати без зміни;

-усунути відхилення;

-переглянути стандарти.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися функціонування організації відповідно до плану. Якщо зіставлення встановлених стандартів з досягнутими результатами показує, що мети досягаються, то краще нічого не вживати.

Однак іноді необхідно докладати зусиль для усунення яких-небудь відхилень. Система контролю, що не дозволяє усунути відхилення перш, ніж вони придбають критичний характер, безглузда. Проведене коректування повинна концентруватися на усуненні причин відхилень. Стадія виміру повинна показувати масштаб відхилень від стандарту й точно вказувати на причину виникаючих відхилень. Зміст коректування полягає в тому, щоб зрозуміти причину виниклих відхилень і повернутися до правильного образу дій. Важливо відзначити, що причиною відхилень може бути будь-який змінний фактор. У силу того, що організація є відкритою системою, на неї впливають різноманітних зовнішніх і внутрішніх факторів.

Існують ситуації, коли не всі відхилення від стандартів варто усувати. Нерідко самі стандарти необхідно переглянути, у виді їхньої нереальності. Це виникає тому що вони ґрунтуються на планах, а плани - усього лише деяке подання про майбутнє, що може виявитися не вірним. Часто трапляється так, що сама система вказує на необхідність перегляду стандартів. Так якщо планові завдання деякого митного органа по перерахуванню коштів у федеральний бюджет систематично не виконується на 20%, те видиме це занадто велика вимога.

Потрібно пам'ятати, що стандарти, вимоги яких виконати дуже важко, роблять марними прагнення персоналу досягти сформульованих цілей і зводять нанівець мотивацію [20,с.337].

1.6 Основні показники эфективності процесу контролюКонтроль повинен мати деякі характеристики, що роблять його найбільш ефективним. Насамперед, – це стратегічна спрямованість контролю, тобто контроль повинен відбивати загальні пріоритети організації й підтримувати їх. Діяльність, що не має стратегічного значення, не повинна піддаватися тотальному й строгому контролю. Абсолютний контроль над дрібними операціями не має змісту, і буде тільки відволікати сили від дійсно важливих цілей.