Визначення поняття “менеджмент”
Базові типи комунікаційних мереж і критерії їх ефективності
100.Охарактеризуйте сукупність факторів, що перешкоджають здійсненню ефективних комунікацій і дайте їх сутнісну характеристику.
Управління комунікаційними процесами в організації включає: - пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації; - розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.Існує багато факторів, що перешкоджають здійсненню ефективної комунікації, основними з яких є: 1. Фільтрація. Коли робітник говорить те, що бажає почути його керівник – він фільтрує інформацію. Фільтрація є функцією: а) конфлікту між сферами компетенції; б) конфлікту інтересів і потреб відправника і одержувача повідомлення; в) висоти структури організації (чим вище рівень управління, тим більше умов для фільтрації); г) отриманого досвіду попередніх негативних комунікацій. 2. Вибіркове сприйняття. Одержувач краще сприймає ту інформацію, яка відповідає його потребам, мотивації, досвіду та іншим особистим характеристикам. Ступінь зацікавленості в отримуваній інформації визначається його очікуваннями, а, отже, і визначає характер декодування інформації. 3. Семантичні бар’єри. Однакові слова мають різне значення для різних людей. Вік, освіта, культурне середовище – три найбільш важливих фактора, які впливають на значення слів, що використовуються в процесі комунікації. До організації люди приходять з різних типів середовища. Горизонтальні комунікації між спеціалістами одного профілю сприяють виникненню їх власного жаргону або специфічної технічної мови, яка незрозуміла іншим. У великих організаціях, які мають філіали в різних країнах, використовуються терміни, специфічні для відповідного регіону. Все це врешті-решт призводить до виникнення семантичних бар’єрів. 4. Поганий зворотній зв’язок. 5. Культурні відмінності (розбіжності) між відправником і одержувачем інформації. 6. Інформаційні перевантаження. Вони виникають внаслідок неможливості ефективно реагувати на всю інформацію, що отримується. Виникає потреба відсіювати найменш важливу інформацію та залишати тільки найсуттєвішу.
101.Ідентифікуйте методи підвищення ефективності комунікацій. На зменшення впливу яких перешкод до ефективної комунікації вони спрямовані?
Для підвищення ефективності комунікацій менеджер має вирішувати дві проблеми: ¬– по-перше, йому необхідно удосконалювати свої повідомлення; – по-друге, йому слід удосконалювати механізм розуміння того, що інші намагаються передати йому в процесі комунікації.
Основними методами, що допомагають вирішувати такі проблеми, є: 1) регулювання інформаційних потоків (поділ проблем на такі, що вирішуються менеджером, і такі, що можуть бути розв’язаними підлеглими); 2) удосконалення зворотного зв’язку на основі: - формулювання запитань до слухача в процесі повідомлення; - повторення всього або частини повідомлення; - застосування різних варіантів викладання однієї і тієї самої інформації; 3) використання емпатії. Емпатія – це спроможність поставити себе на місце співбесідника, врахувати його почуття, особливості характеру тощо; 4) заохочення взаємної довіри; 5) спрощення мови повідомлення; 6) розвиток здібностей ефективно слухати (настанови "мистецтва ефективно слухати" Кіта Девіса).
Для підвищення ефективності комунікації з позицій "Вікна Джохарі" використовують дві стратегії: 1. "Стратегія експозиції" (стратегія розкриття). Збільшення "поля арени" і відповідне зменшення "поля фасаду" вимагає від відправника більшої відкритості і чесності у доведенні інформації. Така стратегія називається експозицією тому, що відправник, передаючи правдиву інформацію нібито розкриває (викриває) себе, залишає незахищеними свої вразливі позиції. 2. "Стратегія зворотного зв’язку". Поле "темної плями" можна зменшити шляхом удосконалення зворотного зв’язку. Але при цьому необхідна: - згода одержувача результативно слухати; - згода відправника результативно (з більшою експозицією) викладати інформацію, незрозумілу одержувачу. Це означає, що: 1) налагодження зворотного зв’язку залежить від активної кооперації між відправником і одержувачем; 2) підвищення експозиції залежить від активної поведінки тільки відправника.
Практикою напрацьовано багато різних підходів до підвищення ефективності комунікаційних процесів в організації. Один з найвідоміших – це підхід, запропонований Американською асоціацією менеджменту, який називається "10 настанов щодо ефективної комунікації".
1. Прояснюйте свої ідеї перед початком комунікації. Це означає системне усвідомлення та аналіз питань, проблем та ідей, які є предметом комунікації. Чим глибше ви обмірковуєте свої майбутні повідомлення, тим прозорішим і чіткішим буде процес комунікації.
2. З’ясовуйте дійсну мету комунікації. Менеджеру треба чітко визначити, чого він бажає досягти своїм повідомленням. Якщо така мета чітко ідентифікована, тоді комунікації легко проектувати.