Планування та організація роботи менеджера

Упорядкування планів дня за допомогою методу "Альп".

Цей метод включає 5 стадій: а) упорядкування завдань;

б) оцінка тривалості акцій;

в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

г) прийняття рішень по пріоритетах і передоручень;

д) контроль (облік незробленого)

Щоденник часу - є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх , якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.

3. Прийняття рішень.

Прийняти рішення - це значити встановити пріоритетність. Воно припускає вибір першочергових справ і задач.

Питання прийняття рішень підвівся через появу в керівник проблем таких як: спроба виконання відразу великого об‘єму робіт, розпилення своїх сил на окремі не істотні, але необхідними справи, що здаються. І до кінця дня керівники дійде висновку, що вони проробили величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. Багато керівників виправдуються говорячи, що вони змушені щодня робити багато важливих справ. Для того, щоб так не утворювалося необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому простому правилу, то можна досягти такого:

- додержуватися встановлені терміни;

- одержувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

- уникати конфліктів

- уникати стресових ситуацій і перевантажень. Чергу справ можна визначати за допомогою таких методів:

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато велику значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно для робочої ситуації керівника: за перші 20% що витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального результату.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.

Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менше важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б и В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їхньої значимості. Аналіз АБВ грунтується на таких трьох закономірностях:- найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, який займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає біля 65%.

- На важливі задачі припадає біля 20% загального числа справ, значимість котрих також біля 20%.