Планування та організація роботи менеджера

Ситуаційний аналіз

Являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони). Шляхом аналізу своїх спроможностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо учинити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей ви розташовуєте. Мова йде про подальший розвиток цього потенціалу. З іншого боку, ми повинні ясно уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходів до рятунку від цих хиб. Можливо також упорядкування балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, слідством відсутності яких якостей вони були. «Знати свої слабості - значить зміцнювати свої сильні сторони».

- Аналіз «ціль - засіб»

У процесі аналізу необхідні для досягнення бажаних цілей засобу (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) дорівнюються з реальною ситуацією.

Формулювання цілей.

Це останній щабель при постановки цілей. Це конкретне формулювання практичних цілей для наступної стадії планування. «Встановити терміни - сформулювати результати». При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про своє культурне просвітництво. Необхідно не брати на себе занадто багато і встановлювати також короткострокові цілі, узгоджені з досягненням своїх довгострокових глобальних цілей.

2. Планування.Розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності. Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи складається в тому, що планування часу приносить виграш у часу, практичний досвід говорить, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. Але при цьому не можна вважати те, що чим більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна з заощаджувати до 2-х годин.

Принципи і правила планування часу.

Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми насамперед повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі справи і зменшувати їхнє число. При плануванні варто притримуватися деяких основних правил:

1) При упорядкуванні плану дня краще лишити 40% робочого часу вільним. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачений час, 20% - спонтанний час.

2) Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Т.о. ми має постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часу.

3) Зведення задач воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справи, до приклада розділити їх на довгострокові, средні- і короткострокової справи.

4) Регулярність - системність - послідовність.

5) Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об‘єм задач із яким ми реально можемо справитися.

Система планування часу

Як ми бачимо початком служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років ми може скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця, що закінчився - Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. "Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей"! Денний план будується на основі декадного плану