Підприємництво

• назву виду документа;

• індекс;

• дату;

• текст;

• підпис;

• печатку.

У тексті зазначається назва установи, до якої надається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендовано вживати архаїчні звороти типу «цим повідомляємо», «дійсно проживає», «дійсно працює».Оскільки текст довідки особистого характеру типовий. треба користуватися з трафаретних бланків, виготовлених друкарським способом, де від руки заповнюються лише окремі частини реквізитів.

Особова справа - це сукупність документів, що містять найважливіші відомості про працівника (студента). На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх заповнює чи складає працівник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.

Всі ці документи підшивають в окрему папку, на обкладинці якої зазначають к такій послідовності: назва підприємства (організації, установи), «Відділ кадрів», «Особова справа .№_»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу.

До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):

1. Опис документів, що зберігаються в особовій справі

2. Заява про прийняття на роботу.

3. Направлення чи рекомендація.

4. Анкета або особовий листок з обліку кадрів.

5. Автобіографія.

6. Копії документів про освіту (кваліфікацію).

7. Характеристика (якщо подралась під час прийняття на роботу).

8. Витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення).

9. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.

ІО. Листок заохочень та стягнень.

11 .Довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер групують окремо. Не заносять до особових справ також витяги з наказів про накладання дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).