Підприємництво

Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операції з документами.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;

вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:

•напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

•обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за

•одиницю часу;

•структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та

•іншими ознаками класифікованого поділу;

•режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:

•прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

•вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

•зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

•одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;

•однократність виконання кожної операції;

•паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

•документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;