Особливості створення документів
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інфор¬мацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор¬мації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в орга¬нізаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор¬мації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показ¬ники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть одна¬ковою мірою всі ці особи.
2.2. Оформлення документів.
4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок розміщення (додатки 9, 10); найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазна¬чається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).
4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменуван¬ня розміщується слідом за повним.
4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.
4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту доку¬мента. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". На¬приклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експерт¬ної комісії.