Особливості створення документів
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче - іно¬земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право¬руч - іноземною (дод. 4).
При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек¬візити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.
На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів - наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі¬вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві¬зитами 4, 5, 10.
Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку¬менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе¬ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем¬пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.
Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).
Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж¬нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа¬метром до 20 мм.
Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (рекві¬зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), за¬реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.
Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.
Замість повної назви вищого органу - міністерства чи відомства (реквізит 6) - можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, «Мінхарчопром» замість «Міністерство харчової промисловості»). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, но¬мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до «Поштових правил Міністер¬ства зв'язку». Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.
На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 - на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
1.3. Вимоги до текстів службових документів.
ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; * поєднання цих форм.
Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.
Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ¬ній- рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.