Особливості створення документів

Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера назви - велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, і повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.Слово «таблиця _____» зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: «продовження таблиці ______» із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки - з малої, якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й підзаголовки граф зазначають в однині; крапку в кінці не ставлять.

Розділ ІІ. Складання та оформлення службових документів.

2.1. Складання документів.

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватись папір фор¬матів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках устано¬ви. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;

• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовж¬нього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

• бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менше як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та доку¬менти, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладе¬ну стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.