Особливості створення документів

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу прези¬дента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу .

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потріб¬не...», «Прошу надати...»;

• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати... »;

• від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не за¬перечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ... ». У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подіють у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, до¬відка), використовують форму викладу тексту від третьої особи од¬нини чи множини, Наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної - конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постій¬ну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до¬помогою ПК (друкарської машини), а змінну - вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Горизонтальні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу можна не робити, якщо це не ускладнює користування таблицею) Таблицю розташовують безпосередньо після тексту, в якому пре неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, ще наводять у додатках. Номер таблиці складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 - друга таблиця четвертого розділу.