Особливості створення документів

• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від¬повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори¬гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного до¬кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи доку¬ментації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.

1.2. Вимоги до бланків документів.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) - це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90): • для службових листів; • загальний (для виготовлення наказів, прото¬колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле¬но два варіанти розташування реквізи¬тів:

• кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верх¬ньому куті (додатки 1,3);

• поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верх¬ньої частини аркуша (дод. 2, 4-7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим - кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);

• центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4- 7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві¬зити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розмі¬щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза¬лежно від варіанту розташування постійних реквізитів - кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).