Особливості створення документів

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх не¬обхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на 2 квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на 3 квартал 1997 р. на 2 арк. в 1 прим.;

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.97 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

• якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

• при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;

• якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток:- на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

2.4. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки виз¬начається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - ке¬рівниками структурних підрозділів.4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпо¬середньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціа¬лізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

• для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 14);

• документи на розмноження, передаються у розмножувальний цех разом із за¬мовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

• замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножуваль¬ного цеху (додаток 15). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

• оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

Список використаної літератури:

Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. - Львів: Оріяна - Нова, 2001.

Віденко А.Н. Сучасне діловодство. - Київ: Либідь, 1998.

Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник. - Київ: УААУ, 1997.

Палех Ю.В. Управлінське документування. Навчальний посібник у 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001.