Облік касових операцій в журналі№1
Також слід звертати увагу на ті випадки, коли за однією платіжною (розрахунково-платіжною) відомістю частина виплат здійснювалася за ра¬хунок коштів, одержаних в установі банку, а інша частина - за рахунок готівкової виручки.
З метою перевірки зазначеного питан¬ня можуть також використовуватися: місячний (квартальний) бухгалтерський баланс (Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 2 Головна книга, журнали-ордери, касові книги, прибуткові та видаткові касові ордери, платіжні (розрахун¬ково-платіжні) відомості, банківські виписки тощо.Дані про виявлені порушення (конк¬ретні дати та суми) зазначаються в розділі VI акта перевірки.
Дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання:
Метою перевірки є здійснення контро¬лю за дотриманням підприємствами встановле¬ного порядку видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження) та їх використан¬ня відповідно до вимог цього Положення та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (із змінами), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 10.06.99 № 146 і зареєстрованої Міністерством юстиції України 29.06.99 за № 418/3711.
Під час проведення перевірок аналізу¬ється порядок видачі підприємствами сум під звіт, їх цільове використання, виявляються факти не¬правомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного звітування, а та¬кож випадки передавання підзвітних коштів од¬ним працівником іншому тощо.
Під час перевірки можуть аналізувати¬ся дані бухгалтерських регістрів, а саме: журналу-ордера 7, субрахунку 372 "Розрахунки з під¬звітними особами", у яких за дебетом відобража¬ються кошти, видані з каси під звіт, і відшкоду¬вання перевитрат за авансовими звітами, а за кре¬дитом - суми витрат за авансовими звітами, під¬тверджені бухгалтерією, та повернення невико¬ристаних авансів. Дебетове сальдо зазначає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кре¬дитове - суму перевитрат підзвітних осіб за аван¬совими звітами. Такий аналіз дає змогу визна¬чити напрями використання підзвітних сум, ви¬явити порушення під час їх видачі.
При перевірці авансових звітів про ви¬користання одержаної під звіт готівки для вирі¬шення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню вимог підзвітними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повер¬нення до каси підприємств залишку невикориста¬них коштів (одночасно з авансовим звітом), наяв¬ність оригіналів підтверджувальних документів, їх погашення, цільове витрачання підзвітних сум тощо. Крім того, ураховується те, що представлен¬ня авансових звітів про використання підзвітних сум із порушенням установлених термінів може дозволятися лише в зв'язку з тимчасовою непра¬цездатністю підзвітної особи або за інших обста¬вин, що мають документальне підтвердження.
Під час перевірки правильності офор¬млення видач готівки під звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюється достовір¬ність підтверджувальних документів, що додають¬ся до авансових звітів.
Також слід звертати увагу на повне і своє¬часне звітування підзвітних осіб у разі використан¬ня ними під час відрядження значних сум підзвіт¬них коштів для вирішення господарських питань.
При проведенні перевірки правильності організації видачі готівки під звіт на відряджен¬ня встановлюється наявність розпорядчого доку¬мента (наказу, розпорядження) на службові від¬рядження, правильність ведення записів у жур¬налі реєстрації посвідчень на відрядження, до¬тримання граничної тривалості службового від¬рядження, наявність відміток у посвідченні про відрядження, своєчасність звітування за витра¬чені під час відрядження кошти, правильність відшкодування витрат працівникам тощо.
Також потрібно враховувати те, що в разі виявлення порушення видачі конкретному працівнику під звіт готівкового авансу за наявності в нього раніше одержаних підзвітних кош¬тів, за якими в установленому порядку не був складений авансовий звіт, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який ці кошти були видані, штраф за таке порушення (25% від одер¬жаної під звіт суми) має розраховуватися, вихо¬дячи із суми попередньо одержаних і не повер¬нених до каси підприємств підзвітних коштів, щодо яких не був складений звіт. У разі своєча¬сного повернення лише частини підзвітних кош¬тів штраф розраховується щодо суми не повер¬нених до каси підзвітних коштів.
Факти подання авансового звіту до бухгалтерії в установлені строки без одночасно¬го повернення до каси підприємства невикорис¬таних підзвітних сум є порушенням порядку ви¬дачі готівки під звіт і її використання.