Зміст організації управлінської праці менеджера.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось (див. рис. 12.1.) людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12-13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, спід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

фіксується число учасників і тривалість .наради;

визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н . Т .(1 + I). Зсер./Тсер.,

де Н - кількість учасників; Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);

Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);

Тсер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.

Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно - одна з невід'ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

чітко і коротко сформульовані:

вмістити тільки факти;

містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому є потреба);

на їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 годин;

не містити посилань,

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.