Зміст організації управлінської праці менеджера.

Перепровіряйте всі свої акції (узгодження строків, візити, телефонні розмови, листи тощо) з точки зору їх необхідності і безпеки зворотньої реакції.

12. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми

На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають які-небудь невідкладні обставини або непередбачені ситуації.

Пам'ятайте завжди про те, що відволікання на термінові обставини призводять до забуття на більш чи менш довготривалий час запланованих важливих завдань і додаткових затрат часу і засобів. Старайтесь, по можливості, відхиляти додаткові термінові справи. Перевіряйте справи за наступними критеріями:

з якими витратами Ви повинні будете рахуватися, якщо відкладете ту чи іншу справу чи взагалі нічого не зробите?

чи необхідна Ваша особиста участь?

чи не можна вирішити проблему іншим шляхом, доручивши її Ті іншій особі?

13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій

Якщо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше, (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи має воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.

Але часто буває, що при виконанні завдань Ви наштовхнулись на цікаву ідею чи важливу інформацію. У цьому випадку робіть короткий запис і обробляйте його пізніше, в більш зручний час.

14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу

Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку.

• Передбачайте регулярні, але короткі паузи.

• При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.

• Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.

• Робіть перерви і при проведенні зборів/

15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями

Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим, дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.

Даний метод має ту перевагу, що Ви лиш один раз проводите відповідну підготовку, а потім протягом певного часу займаєтесь однорідною діяльністю. Завдяки концентрованосгі і безперервності процесу Ви економите час. Шість блоків по 10 хв. на диктування листів, телефонні дзвінки, короткі збори займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хв.

Збирайте також в один блок весь той матеріал для читання, який Вам потрібно тільки переглянути.

Робочий блок не повинен бути надто довгим (від ЗО до 60 хв.), бо в іншому випадку Ваш телефон буде довго зайнятий.