Зміст організації управлінської праці менеджера.

Після обіду, коли активно працює тонка кишка, наступає відомий спад продуктивності, який багато хто хоче побороти з допомогою кави. В цей час не потрібно працювати наперекір своєму ритиму. Краще розслабитися з чашкою чаю і використати перерву для соціальних контактів та рутинної діяльності.

Кожен із нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Не намагайтесь працювати проти свого природного денного ритму (який Ви якщо і зможете поміняти, то незначно), а використайте ці закони у своєму розпорядку дня!

При порушенні денного ритму виникає брак, помилки в роботі, нещасні випадки. Досліджено, що найбільше число нещасних випадків в нічний час припадає на період між 2 і 4 годинами.

У кожного із нас спостерігаються більш або менш суттєві відхилення від норми в індивідуальному графіку працездатності. Такі засоби, як кава, чай, нікотин або медикаменти можуть прискорити раннє вставання, але потім наступить більш глибокий спад.У відповідності до коливань працездатності чергуйте напружену, відповідальну діяльність та менш важливу і ненапружену діяльність та менш відповідальні справи.

Робіть щоденно що-небудь для підтримання працездатності (зарядка, заняття спортом). Пам'ятайте завжди про те, що разом з працездатністю змінюється якість виконуваної Вами роботи.

Найважливіші справи і справи, які вимагають найбільшої концентрованості, повинні знаходитись на найвищій точці Вашого графіка продуктивності, на самі кращі часи.

Працюйте і живіть не всупереч, а у відповідності до біологічних ритмів.

Детальніше питання про використання часц менеджером та управління ним розглядається в розділі 13.1.

12.2. Організація роботи з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з

документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не

дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від ЗО до 70 % свого робочого часу.

Документування – це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає “вузьким” в інформаційному пошуці).

Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

Перший шлях – це використання менеджером режиму “фільтрації” документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

Другий шлях – передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій шлях – удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що уповільне читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі “Розвиток особистого менеджменту”.