Зміст організації управлінської праці менеджера.

12.3. Організація й проведення ділових зустрічей

Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їхню організацію та технологію проведення (*непідготовленістю, *велика кількість учасників, *необгрунтована тривалість доповідей, *незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведенн ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядкувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непроінформованості учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язком мусять бути високопоставлені керівники. Замість них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні наради?

Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?

Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?

Які матеріали необхідні для підготовки, наради?

До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово,

доклад)?

Чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?

Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?

Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).

Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.