Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу промислового підприємства

Форми, для заповнення яких використовуються окремо нормативно-планові (договірні) чи фактичні дані, мають довідковий характер, адже вони відображають стан того чи іншого об’єкта, процесу тощо. Такі форми називають формами з довідковими структурами.

Форми, в яких розміщуються типові текстові матеріали, несуть функцію заготовок для подальшого оформлення наказу, розпорядження, супроводжувального листа тощо. Такі форми називають формами із типовими текстами-заготовками.

Наведемо конкретний приклад форм з повною і короткою структурою.

Для складання відомостей про потребу в персоналі для окремих структурних підрозділів чи підприємства в цілому використовують, з одного боку, масив штатного розпису SHTAT (Блок 1), з другого, — масив наявності персоналу KADR (Блок 1) за станом на певну дату. Зазначимо, що використовуються також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV.

Ці відомості складають за формою з повною структурою, яка включає всі позиції: записи штатного розпису і фактичної наявності персоналу (форма 1-п).

ПЕОМ № 004. Форма 1-п

Зведені відомості про потребу в персоналі в розрізі категорій, посад і дільниць для [дільниці № ___________ ] цеху №15 [підприємства в цілому] за станом на [за період з ___________по____________ ] 1 вересня 2000 р.

Примітка: 1. Номер форми 1-п означає, що відомість складена за повною структурою.2. Коли відомості формуються на рівні цеху, тоді в «шапці» ознаки «дільниця № __», «підприємства в цілому» і «за період з ___ по ___» (вони виділені квадратними дужками) будуть відсутніми, а коли на рівні підприємства в цілому — буде відсутньою й ознака «цех № __».

Отже, у «шапці» форми відсутні показники «КОМУ — структурний підрозділ, посада й прізвище, ім’я та по батькові», а номер ПЕОМ зазначений поряд із номером форми. Це зроблено тому, що ПЕОМ використовується як АРМ однією посадовою особою.

Проте зміст цієї відомості перевантажений як дублюючими показниками (кількість — за штатом і фактично, відхилення — кількість і %), так і даними, що не несуть змістового навантаження (див. рядки: начальник цеху, ст. інженер, менеджер другої дільниці й т. ін.). Від цього відомість стає громіздкою, її дані важко аналізувати при використанні.

Таких вад можна уникнути, якщо для висвітлення на екрані ПЕОМ цієї відомості, що надається начальникові цеху (його ПЕОМ має № 004), використати форму з короткою структурою. У ній будуть відсутніми графи (4 й 5), а також позиції, в яких відсутні відхилення (див. вище).

Зазначені вихідні форми мають відповідну нумерацію. Форми з повною структурою (індекс п) можуть мати непарні номери, наприклад, серію з № 1-п до 499-п. Форми з аналогічними назвами, але з короткою структурою (індекс к), можуть мати парні номери, наприклад, серію з № 2-к по 500-к.

Форми з довідковою структурою (індекс д) можуть мати окрему серію номерів, наприклад, з № 501-д до 799-д, а форми з типовими текстами-заготовками (індекс т) — наступну серію номерів, наприклад, із № 800-т по 999-т.

2. Всі вихідні форми розміщуються в масиві бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV, який має такий вигляд:

вид структури;

номер вихідної форми та її індекс;

повна назва («шапка») вихідної форми;

структура форми (назви граф).