Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу промислового підприємства

Зазначимо, що коли та чи інша ПЕОМ використовується як АРМ тільки однією посадовою особою, то в Блоці 1 масиву REGLAMI показники — структурний підрозділ, посада, прізвище, ім’я та по батькові — можуть бути відсутніми.

Для зменшення обсягів масиву REGLAMI можна використати допоміжні довідкові масиви. Так, для розшифрування користувачів ПЕОМ, коли однією ПЕОМ користуються кілька посадових осіб, формується довідковий масив посадових осіб RUKOV, який має такий вигляд:

код ПЕОМ;

структурний підрозділ;

посада;

прізвище, ім’я та по батькові.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — код ПЕОМ, структурний підрозділ, посада.

Для розшифрування об’єктів інформації формується довідковий масив об’єктів інформації OBINF, який має такий вигляд:

вид діяльності;

код об’єкта інформації;

коротка назва об’єкта інформації.

Метод організації масиву — послідовний.

Ключі впорядкування — вид діяльності, код об’єкта інформації.

Вихідну інформацію, яка після обробки на ПЕОМ надсилається посадовим особам, розміщують у вихідні форми. Ці форми виводять на екрани ПЕОМ або на паперові та магнітні носії. Форми вихідних документів, що використовуються в системі інформаційного забезпечення менеджерів різних рівнів підприємства, мають чотири типи побудови: з повною, короткою та довідковою структурою, а також типові тексти-заготовки службових листів.

Форми, при заповненні яких водночас використовуються нор¬мативно-планові (договірні) та фактичні дані, мають повний набір інформаційних сукупностей із зазначених даних. Такі форми називають формами з повною структурою. Зазначені форми характеризуються тим, що включають усі номенклатурні позиції та їхні показники масивів, що використовуються при заповненні конкретної форми. Тому вони громіздкі, містять інформацію, яка не використовується при прийнятті рішень, а також включають дублюючі показники. Це номенклатури-записи, в яких фактичні дані адекватні нормативно-плановим (договірним), тобто у цих записах відсутні відхилення.

Форми, під час заповнення яких використовуються дані лише про відхилення фактичних даних від нормативно-планових (договірних), що одержані в процесі складання форм із повною структурою, мають короткий (тобто не повний, а лише відповідний набір даних з інформаційним навантаженням) набір інформаційних сукупностей. Такі форми називають формами з короткою структурою.

На відміну від повних, до форм з короткою структурою не включаються показники нормативно-планових (договірних) і фактичних сукупностей, тому що відхилення в натуральних (кількісних і вартісних) і відносних величинах дублюють попередні, несуть більше смислове навантаження і використовуються ефективніше (без додаткової обробки) при прийнятті рішень.

Така форма зручно розташовується на екрані ПЕОМ. Крім того, до форм із короткою структурою не включаються номенклатурні записи, у яких відсутні показники відхилень. Це робить форму недовгою і компактною, придатною для використання при прийнятті управлінських рішень. Зазначимо, що ця форма складається шляхом програмного редагування аналогічної форми з повною структурою.