Проектування комунікацій на підприємстві
Чималі труднощі в налагодженні ефективної комунікації виникають через семантичні бар'єри, різне розуміння і тлумачення слів, тестів, інтонації.
Виявляється, що передати інформацію за допомогою слів не просто, оскільки одні і ті ж слова мають багато значень. Так, відоме слово "замок" має щонайменше три значення: замок-фортеця, дверний замок і замок — якийсь предмет, став мокрим.
Значення символу виявляється завдяки досвіду; воно змінюється у залежності від контексту, ситуації, при якій вико¬ристано символ.
Семантичні труднощі виникають через різне тлумачення таких широковживаних слів, як "оптимальність", "ефектив¬ність", "продуктивність" тощо.
Часто причиною комунікаційних бар'єрів є недооцінка важливості комунікацій і неправильні психологічні установки окремих працівників.
Недоліки психологічної установки проявляються у стерео¬типі мислення — надмірно спрощеному погляді окремих категорій людей або спеціальних груп при розгляді явищ чи процесів, упереджених міркуваннях, неправильному відно¬шенні до чогось, слабкій увазі і втраті інтересу [8,c.135].
Обмін інформацією відбувається належним чином через погану структуру повідомлень (неправильний вибір слів, помилки в організації повідомлення, неправильна оцінка спроможного одержувача зрозуміти повідомлення і ін.), а також слабку увагу до невербальних комунікацій.
Вже згадувалося, що в невербальній комунікації викорис¬товують, крім слів, будь-які символи: обмін поглядами, вираз обличчя, наприклад, усмішка, недоумкувато-підняті брови, живий або відсутній погляд, погляд з виразом схвалення або несхвалення — це все приклади невербальної комунікації.
Використання пальця як "вказуючого перста", прикри¬вання рота рукою, доторкання до руки співрозмовника, в'яла поза також відноситься до невербальних способів передачі смислу (значення). Сюди ж можна віднести розширення зіниць, інтонацію, модуляцію голосу, плавність мови.
Американський вчений Мехребієн вважає, що 55% пові¬домлень сприймаються через обличчя, пози і жести, а 38% — через інтонації і модуляції голосу. Звідси виходить, що лише 7% залишається словам, слів, які ми вживаємо [8,c.135].
Треба правильно поєднувати слова із невербальними засобами, щоб передати те, що ви бажаєте. Слід знати звичаї інших народів.
Наприклад, прийнявши від японця візитку, слід зразу ж прочитати її і засвоїти. Якщо ж ви покладете її у кишеню, то він розцінить це ж як свідчення, нібито його вважають несуттєвою особою, що сприймаються одержувачем, коли ми говоримо. Таким чином, дуже часто те, як ми говоримо, важливішеНерідко знижує ефективність комунікації поганий зворот¬ний зв'язок. З огляду на це важливо, щоб людина була одна¬ково точна, відправляючи і приймаючи інформацію. Необ¬хідно також вміти слухати: спокійно, уважно, зосереджено, не перебивати, не задавати питання, не вступати в суперечки, терпляче вислуховувати, допомагати розкріпоститися, співпе¬реживати тому, хто говорить. Неодмінно потрібно слідкувати за мовою, власною позою, жестами, вивчати прийоми емпатії (готовність "влізати в чужу шкуру").
Умовою успіху в менеджменті є вільний потік комунікацій, а це означає, що для ефективності виробництва необхідно, щоб цей потік передавався не лише зверху вниз (від керівництва до підлеглих), але й знизу вверх (від підлеглих до керівництва), а також горизонтально (на одному й тому ж рівні). Занадто часто менеджери покладаються виключно на комунікації зверху вниз, а це на практиці веде до того , що політика, стратегія і тактика організації часто залишаються незрозумілими для підлеглих. Ось чому для успішних комуні¬кацій необхідне двостороннє спілкування, яке дозволяє керівництву визначити, наскільки є зрозумілими для підлег¬лих завдання, що перед ними ставляться, використати їх пропозиції для досягнення успіху. Досягається це шляхом досконального проектування комунікаційного процесу, ство¬рення, при необхідності, різних комісій для опрацювання певних питань, проведення зустрічей, зборів та індивідуальних контактів [8,c.135].
На досягнення до міжособових комунікацій, менеджер повинен мати чітке уявлення про перешкоди на шляху обміну інформацією в організації і про методи удосконалення такого обміну.