Проектування комунікацій на підприємстві

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну. На думку психологів, у багатьох ситуаціях найбільш ефективним є безпосередній усний контакт, за допомогою якого можна передавати усі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправиль¬не розуміння завдання і ін. Якщо людина може задавати питання, то, на думку американських дослідників, ймовірність того, що вона правильно зрозуміла повідомлення, підви¬щується на 20%, а якщо вона може робити зауваження, то її розуміння підвищується ще на 15% [4,с.265].

Доповнює і підкріплює усну комунікацію. Наприклад, ко¬ли потрібно передати важливе повідомлення, яке не допускає найменших неточностей, або передається дуже відповідальне розпорядження і т.п. Одночасно слід пам'ятати, що надто великий наголос на письмову комунікацію веде до зайвої бюрократизації управлінського процесу.

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотриман¬ня певних вимог до інформації: ясність, повнота, надійність і правильність.

Перелічені види комунікацій не вичерпують усю їх різноманітність. Так, за цільовою спрямованістю комунікації бувають інструктуючі, мотивуючі та інформуючі, які поста¬чають інформацію для прийняття управлінських рішень, організації і контроль за їх виконанням. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використо¬вуються висхідні, низхідні і горизонтальні комунікації. Висхід¬ні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. В Японії, США та інших країнах створюються спеціальні групи працюючих (осередки якості), завданням яких є розробка і регулярне інформування керівництва про виникаючі пробле¬ми і шляхи їх розв'язання.

Існують певні правила успішного здійснення вертикальних комунікацій: а) правильний, ввічливий стиль мови; б) дос¬татня гласність, що унеможливлює домисли, плітки; в) недо¬пущення дріб'язкової опіки над підлеглими; г) не допускати передачу інструкцій, вказівок від вищестоящого керівника безпосередньо до останнього адресата; що веде до втрати відповідальності, порушення встановленої ієрархії.

Перед низхідними комунікаціями ставиться задача довести до відома і свідомості вищих рівнях, стратегічні напрямки майбутньої діяльності.

Яскравим прикладом горизонтальної комунікації є обмін інформацією між різними відділами та іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається координація і узгодження діяльності для досягнення загальних цілей органі¬зації. Умовою ефективного здійснення горизонтальних кому¬нікацій є чіткий розподіл обов'язків, повноважень і відпо¬відальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобів зв'язку тощо [4,с.265].

Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем здійснюються у низхідному і висхідному напрямках. Тут вико¬ристовуються різноманітні засоби. Із наявними і потенцій¬ними споживачами організації спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок.

У відносинах із громадськістю першочергове значення надається створенню сприятливого образу, "іміджу" організа¬ції на місцевому загальнонаціональному та міжнародному рівні.

Із урядом організація спілкується, заповнюючи багато-чисельні звіти про фінанси, маркетинг, про можливість кар'є¬ри, щодо пільг і т.п.

Використовуючи лобізм і роблячи внески на користь різних політичних груп, комітетів, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів, постанов. Організації приходиться також підтримувати ділові зв'язки із профс¬пілками.

Велику питому вагу займає особиста комунікація, або безпосередні контакти між працівниками, під якою розу¬міються усі види обміну інформацією, що має місце між людьми. Вона набуває таких форм: комунікація між двома людьми, комунікація між індивідом і групою, комунікація всередині групи.

Характер комунікаційної системи будь-якої організації у великій мірі залежіть від типу структурних систем, що вико¬ристовуються для побудови управлінської системи. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, структурні підрозділи, технічне обладнання та ін.) і зв'язками між ними. Перелічено основні типи структурних схем: ліній¬на, кільцева, сотова, багатозв'язкова, типу "колесо", ієрархічна, зіркова тощо.При лінійній схемі кожна позиція (окрім крайніх) пов'язана із двома сусідніми і інформація, що передається з одного кінця на інший, стає відомою усім. Тут немає відносин підлеглості, але будь-який розрив зв'язку не компенсується, і така організація стає малокерованою, оскільки контакт між окремими частинами системи втрачається. Але простота побу¬дови, порівняно короткі канали зв'язку створюють переду¬мови для оперативного прийняття рішень [4,с.266].