Проектування комунікацій на підприємстві
З точки зору керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, проводячи дії, які чекав на його відправник.
8. Зворотній зв'язок — частина відгуку одержувача, що поступає передавачу.
Вона розглядається як сигнал, спрямований одержувачем інформації відправнику повідомлення, як підтвердження факту одержання повідомлення. Він характеризує ступінь розуміння, або нерозуміння інформації, що міститься в ньому.
Зворотній зв'язок може набувати форми не тільки слова. але і кивка головою, усмішки, потиснення руки, або запе¬речливого жесту рукою, певного виразу очей, інтонації голосу, зміни положення тіла тощо.
Зворотній зв'язок виконує такі основні функції: а) проти¬стоїть тому, що робить соціально-економічна система, коли вона виходить за встановлені обмеження; б) компенсує збурювальні дії зовнішніх і внутрішніх факторів, підтримує стан стійкої рівноваги системи; в) синтезує зовнішні і внут¬рішні збурювання, які прагнуть вивести систему із стану стійкої рівноваги; г) виробляє управлінські рішення для ціле¬спрямованого впливу на об'єкт управління.
Рис.1. Процес обміну інформацією як система із зворотнім зв'язком і шумом. [11,с.173].
На практиці іноді має місце недооцінка зворотного зв'язку і зайве захоплення односторонньою комунікацією, коли звер¬ху вниз поступають численні накази, розпорядження, вимоги тощо.При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комукаційними ролями. Тобто ефективний обмін інформацією повинен бути двосторонньо спрямованим: зворотний зв'язок необхідний, щоб мати уявлення, у якій мірі повідомлення було сприйнятим і зрозумілим.
Керівник не має підстави думати, що все сказане ним або написане буде сприйняте точно так, як він замислив. Тому, якщо зворотний зв'язок заблокований, керівник врешті-решт виявиться заблокованим або обманутим.
Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяє обом сторонам позбавитись шуму.
На мові теорії передачі інформації шумом називають те, що спотворює смисл. Це може бути мова (у вербальному (усному) і невербальному оформленні), різне сприйняття, різниця в організаційному статусі між керівником і підлеглим. Зменшення шуму може досягатися багатьма способами. Одним з них є збільшення надмірності, тобто повторення повідомлення або якоїсь його частини.
4. ОСОБЛИВОСТІ ПРОЕКТУВАННЯ МІЖОСОБОВИХ І ОРГАНІЗАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ
За типом відносин між учасниками можна виділити міжособову, публічну, масову і організаційну комунікацію [8,c.134].
До міжособової комунікації прийнято відносити її засоби і форми, в яких повідомлення адресовано цілком конкретному індивіду; сюди входить бесіда, професійне обговорення, розсилання препринтів і ін.
При налагодженні міжособових комунікацій слід врахо¬вувати роль комунікативних бар'єрів — психологічних переш¬код на шляху поширення і прийняття інформації, які вини¬кають з різних причин: упередженість, соціальні, політичні, моральні професійні та інші відмінності між людьми і, зокре¬ма, між джерелом інформації та її адресатом (одержувачем) і ін.
Існуючі міжособові бар'єри ефективної комунікації пов'язані 1) із сприйняттям; 2) семантичними бар'єрами; 3) невербальними перепонами; 4) неякісним зворотним зв'язком і 5) невмінням слухати.
Перешкоди, обумовлені сприйняттям, полягають у наступ¬ному: люди реагують не на те, що в дійсності відбувається, а на те, що ними сприймається. Однією із перешкод правиль¬ного сприйняття є конфлікт між сферами компетенції, різни¬ми судженнями відправника і одержувача інформації. Пові¬домлення по-різному інтерпретується залежно від роду занять, спеціальності, у випадку недовіри, антагонізму.