Основні моменти протоколу
2. Адреса починається з назви населеного пункту, куди адресовано листа, ширші назви (район, область, республіка) виступають тут як родові поняття до вужчих, видових, а тому комами не відокремлюються. Тоді лише назва населеного пункту ставиться в називаному відмінку, всі інші назви - в родовому;
с. Триліси
Чорнобильського р-ну
Київського обл.
Прізвище, ім'я та по-батькові в адресі пишеться в давальному відмінку, у зворотній адресі - в називному.
Скорочення дозволяються лише в словах типу місто (м.), село (с.). вулиця (вул.), проспект (просп.), квартира (кв.), будинок (буд.), а також у тих випадках, коли це назва установи чи організації (обком КП України, райком ЛКСМУ, сільрада, райвиконком та ін.).Датування. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, такий діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Датою його стати або день підписання, або день затвердження. Так дата листа або наказу буде день підписання, дати інструкції - день затвердження. Окремо стоять такі документи, як протокол, акт: датою їх є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.
Дата служить пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою й реєстраційним індексом. Вона звичайно проставляється власноручно тією особою, яка підписує або затверджує документ.
До складу дати входять: число, місяць і рік. Останнім часом усі складники її позначаються арабськими цифрами таким чином:
05.09.73 (тобто 5 вересня 1973 року);
18.05.73 (тобто 18 травня 1973 року);
26.12.72 (тобто 26 грудня 1972 року).
Такий уніфікований спосіб датування спрощує операцію й виключає необхідність кодування дат при обробці документів з допомогою обчислювальної техніки. Так само датуються і всі діловодні відмітки на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням (проте цілком прийнятним у тексті самого документа є користування традиційним способом запису: 18 травня 193 року).
Дата підписана вказується в лівому верхньому кутку документа разом з індексом. Якщо документ виготовляється не на бланку, його дата ставиться нижче тексту поряд з підписом. Дата затвердження вказується у відповідному грифі.
Відмітки про погодження. Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх політична, економічна й науково-технічна обгрунтованість, правомірність документа стосовно діючого законодавства й правових актів, які визначають компетенцію установи. У процесі погодження виявляються і враховуються інтерес різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань, що особливо важливо в умовах усезростаючої спеціалізації виробництва й управління.
Конкретним виявом погодження є візування проектів документів відповідними службовими особами (це також може бути гриф погодження).
Внутрішнє погодження (тобто погодження всередині установи) оформляється візою, яка складається з підпису, розшифрування прізвища й дати візування; в разі необізнаності зазначається посада того, хто візує документ:
Начальник планового відділу
(підпис) О.М. Сененко