Основні моменти протоколу

Діловодство є складовою частиною роботи кожного підприємства, установи, організації. У практичній діяльності установ, підприємств і організацій застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них є обов'язковим ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).

Види документів визначаються за кількома ознаками. Так за найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.За походженням кореспонденцію[1] поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери можна поділити на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься кореспонденція, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається якоїсь непередбаченої ситуації.

Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:

1)емблема організації чи підприємства;

2)зображення урядових нагород;

3)коди;

4)найменування міністерства чи відомства;

5)найменування установи, організації або підприємства;

6)назва структурного підрозділу;

7)адресат;

8)резолюція;

9)гриф затвердження;

10)індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси[2] номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

11) назва виду документа;

12)дата;

13)індекс;