Основні моменти протоколу

Зв'яжіться з головним диспетчером.

Тон вказівок може бути пом'якшений вживанням слова “прошу”. Резолюція повинна випливати з сутності порушеного в документі питання й свідчити про уважне його прочитання.

Засвідчення документа. Засвідчення документа означає завершення підготовки; воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст. Основні способи засвідчення документа: підписання, затвердження й проставляння печатки.

Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Він може бути поставлений керівним працівником установи або іншими службовими особами відповідно документації й розподілу обов'язків. Право підпису різних категорій документів службовими особами повинно бути визначено в нормативних матеріалах, які регулюють роботу установи.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальності, документи мають, як правило, один підпис. Два підписи проставляються на документа колегіальних органів. Так, постанови, рішення, протоколи підписуються головою й секретарем колегіального органу. Кількома підписами засвідчуються також акти. Звичайно підписується перший примірник; до складу підпису входять: назва посади працівника, що підписує документ, особистий підпис і розшифрування його. Позначення посади може бути повним і скороченим.

При підготовці документа на бланку установи назва посади пишеться коротко (в ній не повторюється повна назва установи):

Директор інституту

(підпис) Л.П.Жук

Заступник директора заводу

(підпис) Н.К. Савенко

Якщо документ виготовляється не на бланку, то посада того, хто підписує, подається разом з повним найменуванням організації, установи, підприємства.

При розшифруванні підписів у документі, а також у грифах погодження й затвердження, ініціали службової особи слід вказувати повністю (В.П. Орлюк, а не В.Орлюк). Поширений зараз спосіб розшифрування (лише перша літера імені) призводить до зайвих витрат часу на пошуки другого з ініціалів у ході підготовки відповіді.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або перерахований у додатку документів).

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник відділу наукової

Організації праці (Ф.В.Усатов)

Проте найменування посади може друкуватися праворуч над підписом (це залежить від традиції оформлення документів різних типів).

Затвердження документа відбувається після його підписання. Воно має на меті санкціонувати зміст документа боа поширити його дію на певне коло організацій. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку аркуша і будується за таким зразком:

Затверджую