Основні моменти протоколу

Основні моменти протоколу

Протокол - це одна з наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень ат ін. У протоколах відображаються усі виступи з питання. що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення (ця група протоколів не включає специфічних протоколів судово-слідчих органів и дипломатичної служби).

Крім того, протокол - це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються.

У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій - усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Є особливості в нумерації цих ділових паперів: у протоколі сесії Ради зазначається номер сесії й номер скликання Ради (Інструкція по діловодству у виконкомах, сільських, селищних Рад депутатів трудящих УРСР, п.19. К., 1917).

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або наради, наприклад:

Протокол № 2

14 лютого 1973 р.

засідання науково-технічної Ради з проблем озеленення міста

Всього членів Ради

Присутніх_________(реєстраційний листок додається)

Голова засідання___________

Секретар________________

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.

У першій частині вказується прізвища та ініціали голови й секретаря зборів, а також усіх присутніх членів колегіального органу й запрошених. У списку присутніх спочатку перераховуються члени колегіального органу, а потім запрошені з називанням посад, які вони займають, і організацій, які вони представляють (прізвища записуються в алфавітному порядку). При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо у вигляді додатка, а в протоколі вказується лише загальна кількість присутніх. Ця частина протоколу містить також порядок денний засідання з перерахуванням питань, розглядаються.