Основні моменти протоколу

Якщо прізвища керівних осіб відомі, слід адресувати кореспонденцію конкретним службовим особам з метою пришвидшення її проходження. При цьому назва організації пишеться в називному відмінку, а найменування посади й прізвища - в давальному.

Кам'янець-Подільський електромеханічний завод

Начальнику відділу постачання

Т.Петренку І.О.

Якщо лист адресовано керівникові організації, її назва входить у найменування посади і пишеться у давальному відмінку:

Директору Кам'янець-подільського

Електромеханічного заводу

Т.Хоменку Г.О.

При масовій розсилці документа адресат може бути названий узагальнено:

Начальникам відділів кадрів заводів

Документ не повинен містити більше ніж три адреси. Якщо ж їх є більше, то в таких випадках складається список розсилки і на кожному примірнику документа вказується лише адреса (у правому верхньому кутку його).

Усе сказане стосувалося переважно т.зв. адресата, і значно менше - власне адреси (їх ще називають відповідно внутрішньою і зовнішньою адресами). Зовнішня адреса при своєму оформленні не викликає, як правило, утруднень (див. про це далі).

Специфікою ділового листування є тенденція до втрати розділових знаків після кожного рядка в зовнішній і внутрішній адресах (як і в заголовках та інших постійних елементах листа). Це є наслідком такого цілком очевидного факту: пунктуація в цих випадках нічого не прояснює; роль пуктуації частково переймає на себе точне, регламентоване й постійне розміщення реквізитів на бланку. Єдиної думки з цього приводу не нема: деякі джерела радять зберігати розділові знаки у зовнішній адресі і припускають можливість попущення розділових знаків лише у внутрішній адресі.Ще одне зауваження: найменування організації, ім'я і прізвище особи, якій лист адресовано, слід писати так, як вони написані в листі кореспондента (сказане не торкається явних описок і офографічних помилок).

Адреса (приватна кореспонденція). Існує два способи адресування листів:

1. Адреса починається з назви республіки, області, далі йде район, місто чи село. Таке розміщення позицій доцільніше, бо полегшує зв'язківцям сортування кореспонденції (останнім часом з цією метою широко впроваджені поштові індекси). Оскільки тут назви - в плані обсягу поняття йдуть від ширшої до вужчої, то кожна наступна назва є уточненням до попередньої, тому їх виділяють комами. Наприклад:

УРСР

Київська обл.,

Фастівський р-н,

С. Семегори

Усі назви ставляться в називному відмінку.