Складання й оформлення службових документів

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка (оформляють у разі по¬треби);

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 - відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 - прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 - позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються кон¬кретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. Наприклад:

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-за¬прошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:

«Просимо взяти участь у... »

«Запрошуємо..»

«Запрошуємо Вас..»

«Щиро запрошуємо Вас.. »

«Ми раді запросити Вас..»

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що до¬лаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яс¬нити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «На¬правляємо...», «Відправляємо...» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направ¬ляються. Наприклад: