Складання й оформлення службових документів

12 - індекс;

14 - місце видання;

17 - гриф затвердження;

19 - заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 - текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, під¬пунктів);

23 - підпис;

24 - гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

25 - візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 - позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосу¬ються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» (дод. 12) мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, пра¬вильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне вико¬ристання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інфор¬мацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-повідомлення; • листи-підтвердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні, • листи-відповіді; • листи-прохання та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скоро¬чувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надій¬шли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрун¬товано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні - очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послі¬довним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозу¬міло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ура¬ховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструк¬тивних матеріалів. Наприклад:

В основній частині тексту листа викладають його го¬ловну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, вис¬новків тощо. Наприклад: