Складання й оформлення службових документів

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому -ОГО автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розта¬шування логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені зазда¬легідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами й словосполу¬ченнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно..», «Прошу..», «Просимо...» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України...» та ін.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5 (Див. дод. 13-19).

- РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 - дата (проставляють у день підписання документа);

12 - індекс (проставляють у день підписання документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 - адресат;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виго¬товленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 - позначка про контроль;