Складання й оформлення службових документів

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групу¬ють за розділами, кожний з яких має становити завершену частину Документа. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція - це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно ви¬користовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід»; «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію (дод. 11) розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов'яз¬ково погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівни¬кові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по під¬приємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1 Загальні положення (Зазначають сферу діяльності працівни¬ка, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло поса¬дових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.)

Функції

Посадові обов'язки

Права

5 Відповідальність

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, у котрому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, поря¬док подання звітної інформації тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА

ПРАВИЛА - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформ-ення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації " стів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформ¬ляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постій¬них реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

- РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10 - назва виду документа (ПPАВИЛА);

11 -дата;