Складання й оформлення службових документів

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЇ

ІНСТРУКЦІЯ - це правовий документ, яким визначаються пра¬вила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), на¬приклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструк¬ція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» (дод. 10) тощо;

• посадові.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату A4.

- РЕКВІЗИТИ ІНСТРУКЦІЇ:

10 - назва виду документа (інструкція, посадова інструк¬ція);

11 -дата (зазначають дату підписання);

12 - індекс;

14 - місце складання чи видання;

17 - гриф затвердження;

19 - заголовок до тексту (має чітко визначати коло питань, об'єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву виду документа, наприклад, «посадова інструкція інспектору з обліку й реєстрації листів громадян», «ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;

21 - текст;

- - позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпо¬рядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 - підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24 - гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 - візи (оформляють у разі потреби);

28 - позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).