Українське ділове мовлення. Відповіді до екзамену

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший прото¬кол може скласти тільки людина грамотна, досвід¬чена і компетентна в обговорюваних питаннях. Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій - усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюють¬ся у називному, а не в знахідному відмінку, напри¬клад: «Розгляд і затвердження ... » (форма «Про розгляд і затвер¬дження...» не рекомендується). Жанр виступу («допо¬відь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після фор¬мулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали - Виступили - Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова “Слухали” вказуються прізвище й ініціали доповідника, тема доповіді або повідомлення.

У розділі “Ухвалили” повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій - заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

ПРОТОКОЛ № 12 квітня 1997 р. Зборів орендного швейного об'єднання «Каштан» Укршвейпрому Усього членів колективу: Присутні: Відсутні: П о в і с т к а д н я: 1. Затвердження складу комісії з питань контролю дисцип¬ліни. 2. Розподіл грошових премій. С л у х а л и: Про стан дисципліни в колективі об'єднання «Каштан» та необхідність створення комісії з питань контролю дисципліни. Інформація пана Лисенка В. І. В и с т у п и л и: Гриценко Л. Я., Іванова Г. М., Коваль М. Д., Петренко М. І. з пропозицією включити до складу комісії 15 осіб. Усього виступило 20 осіб з конкретними пропозиціями щодо створення комісії з питань контролю дисципліни у швейному об'єднанні «Каштан». П о с т а н о в и л и: До 20.04.1997 р. створити комісію з питань контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається. Голова зборів (підпис) С. І. Котлова Секретар (підпис) Р. М. Мостова

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № засідання товариства відкритого типу «Україна» від 11 січня 1997 року Слухали заяву експерта Грачова Ю. М. з клопотанням колективу про виділення йому путівки до лікувально-профілак-тичного санаторію «Зелений бір». П о с т а н о в и л и: Виділити Грачову Ю. М. путівку до санаторію «Зелений бір» з 1 лютого 1997 р. Оригінал підписали: Голова засідання (підпис) Л. Р. Прилуцький Секретар (підпис) Н. І. Привалова

17. Розписка.

Розписка - це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цін¬ностей.

Розрізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник уста¬нови отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначати такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання.

3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові (посада й повна назва установи - для службового варіанта) того, кому дається розписка.