Українське ділове мовлення. Відповіді до екзамену
6. Текст (зміст).
7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.
8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).
9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).
10. Печатка (якщо необхідно).
11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).
Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.
Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.
Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншо¬мовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зро¬зуміло, без двозиачностей, які можуть викликати сумні¬ви чи запитання.
Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.
Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.
Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:
Завжди щиро Ваш ...
Із найліпшими побажаннями ...
Щиро відданий Вам ...
Бажаємо успіхів ...
Із повагою ...
Із вдячністю й повагою ... і т. ін.
Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адре¬сатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.
Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то про¬тягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отрима¬но й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.
Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.
Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.