Українське ділове мовлення. Відповіді до екзамену

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи інозем¬них представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, за¬кладами тощо.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управ¬ління процесами діяльності організацій, установ та їх структур¬них підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вико¬ристання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приво¬ду, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні перекона¬ти адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним струк¬турним елементом змісту є висновок (закінчення), де ви¬кладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, про¬позицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяють¬ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек¬ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад¬ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа¬цій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива¬ти бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважа¬ло сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні сло¬ва і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).