Роль автоматизування бухгалтерії
Для цього потрiбно виконати такі дiї:
виберiть пiдроздiл "Документи i розрахунки" роздiлу "Операцiї" головного меню;
виберiть документ "Каса прибутковий ордер";
натиснiть кнопочку "Настройка" в нижнiй частинi вiкна, що вiдкриється;
в маленькому полi "прiоритет" поставте цифру 6;
натиснiть кнопку "ОК".
Пiсля цього вашi прибутковi касовi ордери будуть проводитися пiсля накладних на вiдвантаження незалежно вiд реального часу внесення обох документiв до журналу операцiй.
Хочемо звернути вашу увагу на особливостi вiдображення в журналi операцiй реалiзацiї роздрiбної торгiвлi. Про сам документ, що це описує, ми поговоримо пiзнiше, а зараз зазначимо, що реалiзацiя вiдображається проводкою Дт 56.01 Кт 46.02. Це дозволяє коректно показати або здачу виручки в касу Дт 50.01 Кт 56.01, якщо працiвник з магазину її до каси везе, або iнкасацiю виручки з магазину вiдразу ж до банку Дт 51.01 Кт 56.01. Саме тому при одержаннi виручки з магазину в касу пiдприємства в прибутковому ордерi як кореспондентський рахунок слiд писати 56.01.
Якщо на вашому пiдприємствi один працiвник буде вносити операцiї по касi, а iнший - обробляти банкiвськi документи, то прихiд грошей до каси з банку варто вiдображати не проводкою Дт 50.01 Кт 51.01, як ви звикли, а двома:
той, хто обробляє операцiї по касi, внесе Дт 50.01 Кт 56.01;
той, хто обробляє операцiї по банку, внесе Дт 56.01 Кт 51.01.
Це гарантує вам завжди правильне вiдображення операцiй по касi i банку без подвiйної реєстрацiї в журналi операцiй цiєї подiї. Якщо кожен з працiвникiв - один, дивлячись в банкiвську виписку, а другий - в касовi документи - зроблять проводку Дт 50.01 Кт 51.01, то ви матимете помилку внаслiдок подвоєння обороту по бухгалтерськiй операцiї.
Демонстрацiйний приклад
На пiдприємствi "Перевал" перший виторг з'явився 06.03.99 р.
Касовим ордером №4 Семченко прийняв грошi в сумi 312,78 грн, а 09.03.99 р. оприбуткував 300,00 грн через банкiвську виписку (БНВР №14). Загальний оборот по касi дебетовий - 312,78, кредитовий - 300,00 грн, залишок в касi 12,78, по банку 09.03.99 р. дебетовий оборот 5317,20, залишок на рахунку 6148,93 грн. Тепер спробуйте в документi БНВР №14 помiняти 56 на 50, а в касовому ордерi ОПР №4 56 на 50. Проведiть цi документи. Подивiться на залишки по касi i банку, вибравши з роздiлу "Звiтнiсть" "Аналiз рахунка по датах". Злякалися? Даремно. Це демонстрацiйний приклад, на якому ми вас навчимо, як дiяти правильно. Повернiть все до попереднього стану. Якщо не виходить або лiньки - ще раз перепишiть демонстрацiйну базу даних з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера". Це можна робити доти, доки не навчитесь. Але на "живiй" базi краще вiдразу все робити правильно.
Зауваження. Якщо в ордерi ви поставите нульову суму, то програма запише документ i сформує проводки з нульовою сумою, що, вiдповiдно, нiяк не відобразиться на бухгалтерських залишках. При цьому ви будете мати можливiсть надрукувати ордер на паперi.
2. Видатковий ордер
Для вiдображення видаткiв по касi в списку документiв є "Каса видатковий ордер" (ОВД - скорочена назва). За формою внесення даних цей документ дуже подiбний до прибуткового ордера. I порядок його заповнення аналогiчний. Вiн також має друковану форму, яку ви можете видрукувати i дати заповнити тiй особi, що отримує вiд вас грошi.Проплату з каси безпосередньо представнику постачальника вiдобразити можна, але якщо така операцiя - передоплата, то в стандартнiй настройцi перша подiя за цiєю операцiєю не вiдслiдковуватиметься. Також маєте пам'ятати, що ця операцiя вимагає специфiчного юридичного оформлення дорученнями, завiреними нотарiально.