Специфічні заходи з паблік рилейшнз
Треба намагатися, щоб прес-релізи були стислими (не більше 300 слів), аби їх можна було розмістити на одній сторінці. Якщо це неможливо, у нижньому правому ріжку треба зазначити «див. далі». Додаткову інформацію дають на окремих сторінках як до¬повнення.
На прес-релізі необхідно вказати дату та повторити її в ниж¬ньому лівому ріжку останньої сторінки, якщо прес-реліз досить довгий. Як правило, указують не дату підготовки прес-релізу, а дату його можливого отримання чи дату, після якої його дозволя¬ється друкувати (наприклад, тоді, коли пресу ознайомлюють із промовою, яку ще тільки буде виголошено).
Необхідно намагатися не зловживати великими літерами. Ніколи не пишіть такими літерами цілі слова. Великі літери треба використовувати тільки там, де цього вимагають правила правопису.
Числа від одного до дев'яти необхідно писати літерами, а далі - Цифрами. У дуже великих числах бажано користуватися словами «тисяча» та «мільйон». Числові значення різних мір, дати, ціни та номери будинків пишуть цифрами. Якщо речення починається з числівника, пишіть його літерами.
Слово «відсоток» використовується частіше, ніж знак «%». Позначення температури та системи її вимірювання ліпше писати літерами (наприклад, 40 градусів за Цельсієм).
Заголовок прес-релізу повинен розкрити тему звернення. Суть звернення подається в першому абзаці, а далі - інформація про деталі.
Прес-реліз має бути точним, зрозумілим та стриманим (не зловживайте епітетами та прикметниками, особливо у найвищих ступенях).
Іноді прес-реліз може доповнюватися фотографіями. Якщо у прес-релізі згадується якась особа, необхідно повідомити її повне ім'я та посаду.Прес-реліз, що підходить для масової преси, навряд чи буде придатним для спеціальних видань. Відтак бажано (за потреби) підготувати кілька варіантів прес-релізу.
Щоб прес-конференція була ефективною, провадити її потріб¬но тільки тоді, коли є потреба продемонструвати якісь зразки чи інші предмети або коли йдеться про складну проблему, котра по¬требує коментарів і роз'яснень. Прес-конференція дає чудову на¬году для неофіційної передачі якоїсь інформації, яку офіційно поширювати небажано. У жодному разі не можна скликати прес-конференцію тільки для розповсюдження якогось документа (до¬кументів). Це ліпше зробити через прес-реліз.
Якщо потрібно терміново сповістити представників преси про прес-конференцію, можна зателефонувати редакторам відділів новин персонально або звернутися до інформаційних агенцій з проханням розіслати повідомлення каналами телетайпного зв'яз¬ку або електронною поштою.
Запрошення на прес-конференцію, як правило, надсилається за тиждень. У запрошенні необхідно чітко вказати тему та прі¬звища основних доповідачів. Бажано також повідомити деякі деталі, які б могли переконати редактора газети, журналу чи тижневика про необхідність висвітлення цієї події. Таких дета¬лей має бути небагато. В іншому разі не буде потреби ту конфе¬ренцію проводити. Необхідно точно вказати місце, дату та час проведення прес-конференції. Якщо прес-конференція має за¬гальний характер, необхідно обміркувати день та годину, які б задовольнили всі органи преси. Ранкові газети не люблять пуб¬лікувати матеріали, які вчора вже були надруковані у вечірніх газетах або висвітлені у нічних випусках радіо- та телевізійних новин.
Як правило, найліпший час для прес-конференції - це 11- 11.30 годин ранку або 14-15 годин дня. Якщо йтиметься про якусь технічну новинку, то ліпше вибрати ранкові години, щоб дати час щоденним виданням підготувати розгорнуте повідомлення. Короткі повідомлення у вечірній пресі проблем для вечір¬ніх газет не становлять.
Важливо вибрати й підходящий день. Щоправда, іноді такої можливості немає (коли заява є терміновою або приуроченою до певної події чи дати). Там, де є можливість такого вибору, необ¬хідно потурбуватися про те, щоб прес-конференція не збіглася з якоюсь іншою, більш привабливою для журналістів подією. Ду¬же несприятливим днем для центральних газет є п'ятниця.
Якщо прес-конференцію призначено на 11-ту годину, перші нетерплячі можуть з'явитися вже за 20-25 хвилин до початку. Якщо до цього часу приготувань іще не закінчено, може скласти¬ся негативне враження про дисципліну та порядок на вашому підприємстві. Треба передбачити один-два столи для реєстрації та видачі матеріалів прес-конференції. Якщо очікується прибуття великої кількості журналістів, необхідно призначити кількох працівників прес-центру для зустрічі запрошених. Журналістам буде приємно, якщо їх зустрічатимуть відповідальний за зв'язок із пресою або його заступник особисто.