Організація регламентуючої інформації та методи її формування

Для вироблення й прийняття управлінського рішення, а також для поглибленого аналізу достатньо мати дані, які характеризують конкретні відхилення фактичних показників від заданих параметрів по окремому об’єкту інформації та деякі специфічні показники: відносну вагу відхилень, причину й винуватця відхилень тощо. Тому доцільніше забезпечувати менеджерів різних рівнів тільки такою інформацією, яка характеризує зазначені вище відхилення, й передавати їм лише ті позиції чи номенклатури, в яких значаться такі відхилення за номером форми з короткою структурою. Відсутність інформації про решту позицій або номенклатур значитиме, що там відбуваються процеси й операції так, як вони були задані. За такого підходу значно зменшуються обсяги (і це за наявності елементів аналізу) інформації, які менеджери справді зможуть переробити й осмислити. В окремих випадках може бути передбачена постійна видача інформації за формою з повною структурою, про що зазначається в таблиці навпроти менеджерів і тих об’єктів інформації, яких це стосується, поруч з номером форми ставиться позначка «п». В інших випадках у цій графі зазначеної таблиці проставляється лише номер форми, за якою менеджерові надається вихідна інформація за формою з короткою структурою.

У зв’язку з тим, що інформація, яка надходитиме менеджерам невиробничих (управлінських) структур, переважно є довідковою, то й вихідна форма цієї інформації має бути довільною (за довідковою структурою). Перелік цих довільних та інших вихідних форм є в бібліотеці описаних форм вихідних документів, а їхні коди проставляються у графі номер форми на перехресті з рядком відповідного керівника.

Забезпечення менеджерів інформацією може здійснюватися на різних носіях — на папері (у вигляді документограми), електронно-променевій трубці (у вигляді кадру на екрані ПЕОМ), магнітному носії (у вигляді дискети) тощо. Те, на якому конкретному носії (вид носія) має надходити необхідна інформація до менеджера, залежить від ряду факторів: оперативності надход¬ження, рівня менеджера і місця його знаходження, важливості чи призначення інформації, методу чи мети її використання тощо. Однак для менеджерів різних рівнів оперативну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень доцільніше видавати на екрани ПЕОМ, які використовуються як АРМ.

У зв’язку з тим, що надання менеджерам необхідної інформації на папері чи магнітному носії може бути лише винятком, то про це робиться відповідне позначення буквою «п» або «м» у гра¬фі вид носія таблиці регламентуючої інформації для тих об’єктів інформації і менеджерів, яких це стосується. В інших випадках у зазначеній графі ніяких відміток не робиться й інформація видається на екран ПЕОМ. У разі необхідності менеджер має змогу, крім того, одержати додаткову чи іншу інформацію на папері за запитаннями (в режимі консультацій).

Щодо питання, коли забезпечувати менеджерів іншою об’єк¬тивною інформацією в інших випадках (у який строк), то це залежить від ряду факторів.

Якщо інформація видається менеджерові по даному об’єкту інформації відповідно з ознакою критерії втручання, тобто в ритмі виробництва, то про це в графі в який строк позначок не роблять. Їх роблять тільки тоді, коли є відхилення від такого принципу видавання інформації — наприклад, за графіком. Тоді в цій графі проставляється строк (дата, година) надання інформації даному менеджерові за даним об’єктом інформації.

Заповнена в зазначений спосіб таблиця регламентуючої інформації є основою для формування спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ, що використовується як механізм (диспетчер) для програмного управління процесом надання об’єктивної інформації менеджерам та фахівцям різних рівнів.

До структури спеціального масиву регламентуючої інформації REGLAMІ включають такі основні реквізити:

код ПЕОМ;

код структурного підрозділу;

посада;

прізвище, ім’я та по батькові;

код і назва об’єкта інформації;