Організація регламентуючої інформації та методи її формування
Зазначимо, що об’єкт інформації для кожного менеджера і фахівця, а також величини ознаки критерії втручання визначаються на основі делегованих цьому менеджерові повноважень менеджером вищого рівня відповідальності за доручену справу.У чотирьох графах зони про що розміщуються такі ознаки: критерії втручання, номер форми, вид носія, в який строк. Ці підлеглі частини є приналежними, з одного боку, до кожного конкретного виду об’єкта інформації, з другого — до кожного конкретного менеджера і фахівця, й мають значення тільки в сукупності з даним видом об’єкта інформації і конкретним користувачем.
Як бачимо, надання інформації менеджерам про стан або процеси, що відбуваються на об’єкті інформації, здійснюється в двох режимах: за ознакою критерії втручання — для основних (типових) процесів і ознаках в який строк для інших (не типових) процесів.
Показники графи критерії втручання (ці показники інколи називають критеріями для прийняття рішень — decіsіon crіterіn, — які означають норми чи нормативи та інші директивні показники, з якими можна співвідносити альтернативні варіанти рішень) характеризують такі значення, які потребують негайних дій від того чи того менеджера щодо того чи іншого об’єкта інформації. Вони по-різному визначаються для об’єктів з виробничою структурою і для об’єктів управління з невиробничою (управлінською) структурою.
Відомо що, сучасні комплекси ПЕОМ (АРМ) і розроблені методи забезпечують збирання й обробку первинної інформації в ритмі виробництва, тобто в часі, який близький до реального. У такому самому ритмі, тобто за критеріями втручання, менеджери можуть реально забезпечуватися необхідною результатною інформацією.
Термін «збирання й обробка інформації в ритмі виробництва» означає, що насамперед ідеться про збирання терміново необхідної для управління — оперативної інформації. (В дужках зазначимо, що в умовах функціонування системи автоматизованого збирання й обробки інформації ця оперативно зібрана з єдиного джерела інформація є і вірогідною, й документально оформленою, а тому — вона єдина і має використовуватися не лише для управління, а й для потреб обліку, складання зведеної звітності, аналізу тощо).
Оперативна — це така інформація, яку можна використати в управлінні на одному й тому самому відрізку часу (наприклад, протягом робочої зміни або її частини), протягом якого здійснюються зазначені (виробничо-господарські та інші) процеси чи операції. Тобто, інтервал часу, протягом якого інформація зробить повний «кругообіг», від її появи до обробки й використання для прийняття управлінського рішення, не повинен перевищувати тривалість пів зміни чи іншої частини її. Якщо відбувається збій у виробництві в даній зміні, то про нього має знати відповідний менеджер завдяки ознаці критерії втручання, і цей збій має бути виправлений у цій самій зміні. Крім того, зазначений термін може виражати і конкретніші часові параметри. Наприклад, за такий параметр можна взяти інтервал часу, протягом якого здійснюється процедура на об’єкті інформації, для якого встановлений єдиний крок при плануванні, обліку, а іноді й нормуванні.
В цих випадках, тобто при наявності збою, величина якого для кожного менеджера по кожному об’єкту інформації визначається ознакою критерії втручання, інформація такому керівникові надається завдяки цьому показнику.
У зазначеній графі (для об’єктів управління з виробничою структурою) знаходяться показники, що розміщуються на перехресті цієї графи об’єкта інформації та кожного рядка рівня менеджера, і характеризують величини (%) можливих відхилень фактичних даних від заданих (планових, нормативних). Ці показники розраховуються заздалегідь (опісля можливе їх коригування) і встановлюються для об’єктів виробничих структур у процентному відношенні, як відхилення в допустимих межах (від і до). При цьому ці показники встановлюються для кожного конкретного менеджера, згідно з мірою його відповідальності, по конкретному об’єкту інформації, яким потрібно керувати. Так, найменше відхилення, наприклад, до 1% за першою групою виробів, відноситься до менеджера найнижчого ступеня ієрархії. Інтервали відхилень у менеджерів одного рівня по одному і тому самому об’єкту інформації можуть коливатися залежно від особи менеджера, його організа-ційних здібностей тощо. З підвищенням рівня менеджерів критерій втручання набуває більшого значення.
Для об’єктів з невиробничими (управлінськими) структурами як показники цієї графи можуть використовуватись різні показники. Наприклад, якщо той чи інший менеджер має втручатися або знати стан таких об’єктів інформації, то замість відносної величини (%) в цій графі ставиться слово «так». Це означатиме, що цьому менеджерові необхідно видавати інформацію про даний об’єкт в строки, які визначені графою в який строк.
Для менеджерів чимале значення має — за якою структурою (повною, короткою чи довідковою формою) та за яким номером форми надходитиме та чи інша вихідна інформація. Тому необхідно форму вихідної інформації, як і вид носія та в який строк, з кожного об’єкта погоджувати з відповідним користувачем.Відомо, що коли виробничі процеси, господарські та інші операції виконуються згідно з установленими (раніш заданими чи іншим чином визначеними) параметрами (оперативно-виробничими планами, змінними завданнями, нормативними чи іншими положеннями тощо), і збоїв не відбувається, то управлінські впливи на ці процеси та операції не роблять. Тому й інформація про них менеджерам різних рівнів просто не потрібна, а коли вона і буде їм надходити, то створюватиме інформаційні перевантаження.