Організація регламентуючої інформації та методи її формування

Таблиця 1

Таблиця регламентуючої інформації за станом на

У таблиці регламентуючої інформації є дві взаємозв’язані зони: кому і про що надаватиметься інформація.Насамперед у таблиці формується зона, у графах якої розміщуються дані, які означають кому має надходити об’єктивно необхідна інформація. Перед тим, як заповнити цю зону, треба визначити ієрархію рівнів менеджерів, які несуть пряму і опосередко¬вану (непряму) відповідальність за процеси та явища, що мають місце на даному об’єкті управління, а також наділені тими чи іншими повноваженнями і мірою відповідальності за прийняті або неприйняті управлінські рішення — іншими словами, треба відповідним чином розподілити (провести ранжирування) менеджерів усіх рівнів за визначеними критеріями або посадами. Наприклад, менеджером найвищого рівня на підприємстві або в установі є директор або начальник, другого рівня — його заступник і т. д.

Зона кому повинна надходити інформація в таблиці розміщується по вертикалі (рядками) і має такі графи: рівень менеджера та його порядковий номер або код ПЕОМ; код структурного підрозділу; назва посади менеджера; його прізвище, ім’я та по батькові. В тому разі, коли ПЕОМ використовується як АРМ колективного використання, то заповнюються всі ці графи. Кожен користувач колективного використання АРМ має свій код звукового сигналу. Коли ж ПЕОМ діє як АРМ одного користувача, то може заповнюватися лише одна графа — код ПЕОМ, решта граф — не заповнюються. Реквізити в цій зоні розміщуються рядками, згідно з рівнями (посадами), що їх займають менеджери та фахівці, починаючи з найвищого, на цьому об’єкті управлінця. Структура цієї зони єдина для всіх об’єктів управління обох типів сфер діяльності.

Джерелом інформації, що потрібна для заповнення зазначеної зони, є штатні розклади об’єкта управління — керівний склад і фахівці як об’єкта управління в цілому, так і його структурних підрозділів, та довідка про закріплення ПЕОМ за користувачами.

Зауважимо, що кожен менеджер має автоматично чи автоматизовано забезпечуватися релевантною чи іншою інформацією, яку він використовує не лише в управлінських діях, але і як довідкову, яка йому об’єктивно необхідна для конкретного виконання своїх функціональних обов’язків відповідно до компетенції і наданих повноважень приймати чи не приймати ті чи ті управлінські рішення.

Джерелами необхідної менеджерам і фахівцям різних рівнів інформації, яка має внутрішній характер, є процеси виробничо-господарської та іншої діяльності структур або об’єкта управління в цілому, наявність (за станом на певну дату) матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів, діючі різні норми та нормативи, планові розрахунки та прогнози, а також розпорядчі, виконавчі та інші акти, що видаються на даному об’єкті.

Основна зовнішня інформація формується службою маркетингу, як правило, через глобальну комп’ютерну чи інші мережі. Це і ринкові дані про попит і пропозицію готових виробів і послуг, сировину й матеріали, про їхні ціни та якість, стан розрахунків, валютний ринок тощо. Сюди відносять також законодавчі, юридичні та інші акти, що видаються державними, відомчими та регіональними структурами. Джерелами такої інформації є інформаційні центри різних рівнів і призначення, адміністративні і владні структури, біржі, банки, інші зовнішні об’єкти управління тощо (див. п. 7.2).

При формуванні об’єктивно необхідної інформації для менеджерів і фахівців різних рівнів слід ураховувати внутрішню й зовнішню інформацію, яка міститиме дані про об’єкти, тобто про що названим керівникам потрібно знати.

Дані про ці види об’єктів інформації, якими треба керувати в процесі їхньої діяльності чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію, розміщуються у відповідній зоні таблиці по гори¬зонталі, поруч з попередньою зоною. У цій зоні розміщуються коди і назви об’єктів інформації (про що), приналежних до виробничих або до невиробничих (управлінських) структур.

До видів об’єктів інформації виробничих структур належать насамперед назви таких угруповань об’єктів, що характеризують виробничі процеси, групи операцій, а також назви виробів, ресурсів, розділів кошторисів тощо. Об’єкти інформації, якими користуються менеджери персоналу, наведені в п. 7.3. Ці назви розміщуються в зоні за ступенем важливості. Фактичні дані про ці об’єкти в ряді випадків порівнюються з відповідними плановими, нормативними та іншими показниками.

До видів об’єктів інформації невиробничих структур належать згруповані назви видів управлінських робіт або операцій, напрямків діяльності, нормативні чи інші документи, решта видів управлінської діяльності на об’єкті. При цьому фактичні дані цих об’єктів інформації, як правило, не порівнюються з нормативно-плановими чи іншими показниками, бо вони носять довідковий чи юридичний характер.