Організація регламентуючої інформації та методи її формування

Організація об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту пов’язана з розробкою механізму інформування менеджерів і фахівців різних рівнів на об’єкті управління. Серцевиною цього механізму є регламентуюча інформація, яка, як зазначалося вище, визначає перелік і параметри об’єктивно необхід¬них показників, що використовують менеджери і фахівці при виробленні й прийнятті управлінських рішень.

Регламентуюча інформація є тим механізмом або диспетчером у системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, за допомогою якого здійснюється автоматичне (ознака критерії втручання) чи автоматизоване (ознака в який строк) інформування необхідними вірогідними відомостями всіх менеджерів і фахівців об’єкта управління.

Формалізація делегованих повноважень і розроблених на їх основі посадових прав, функціональних обов’язків і установлення переліків і параметрів об’єктивно необхідних показників для їх виконання здійснюється через визначення об’єктів інформації (про що інформувати користувачів), а також елементів цих об’єк¬тів. Елементи об’єкта інформації використовуються як ознаки групування (код структурних підрозділів, категорій персоналу, професій, табельні номери, коди номенклатурних номерів матеріалів, готових виробів тощо), за яких формується вихідна інформація. Ці ознаки у вихідній формі (зона елементи об’єкта інформації) розміщуються по низхідній — убувають зліва направо, тоді як дані й підсумки по них розміщуються, як правило, по висхідній — зростають зліва направо.

Формування регламентуючої інформації — важливий етап в організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. На цьому етапі необхідно вирішити такі питання:

визначення ієрархії рівнів менеджерів, тобто осіб (кому надавати інформацію), які приймають управлінські рішення;

установлення об’єктів інформації (про що надавати інформацію) — груп інформаційних сукупностей, ланок тощо, якими треба керувати (втручатися в їхню дію), чи мати про них об’єктивну й вірогідну інформацію.

При цьому, по кожному об’єкту потрібне:

визначення (розрахунок) моментів оперативного втручання — критеріїв втручання в основний (типовий) процес, що відбувається на кожному об’єкті інформації, яким треба керувати;

визначення номера форми (за якою структурою), в якій передаватиметься вихідна інформація керівникові, тобто в повному складі (форма з повною структурою), у вигляді фактичних відхилень (форма з короткою структурою), чи у вигляді довідки або загальних відомостей (форма з довідковою структурою);

визначення виду носія, на якому передаватиметься менеджерові потрібна інформація (на екран ПЕОМ, папері тощо);

визначення поточного часу чи періодів, коли інша (не типова) інформація має передаватися менеджерові (в який строк).

На процес формування регламентуючої інформації та її склад має відповідний вплив сфера діяльності об’єкта управління. Відомо, що існує два основні (з погляду виробництва) типи сфер діяльності: об’єкти, які належать до виробничих (промислові підприємства, об’єднання тощо) структур, і об’єкти, які належать до невиробничих або управлінських (банки, комерційні заклади, установи й т. ін.) структур. На об’єктах, що належать до виробничих структур, окремі елементи регламентуючої інформації, наприклад, критерії втручання, мають інші структури й параметри, ніж на об’єктах невиробничих структур. Тобто виробничих структур стосується насамперед така інформація, яка виражається системою економічних показників — даними, що обробляються, порівнюються, аналізуються тощо за допомогою ПЕОМ. Така інформація є динамічною і переважно цифровою чи літерно-цифровою.

Регламентуюча інформація використовується в системі об’єк¬тивного інформаційного забезпечення менеджменту як своєрідний механізм або диспетчер, який автоматично (за ознакою критерії втручання) чи автоматизовано (за ознакою в який строк) направляє менеджерові більшу частину необхідної релевантної інформації. Для того, щоб вона виконувала цю роль, необхідно спершу сформувати таблицю аналогічної назви (табл. 5.1) за відповідною формою і на зазначену дату, а потім дані цієї таблиці перенести на магнітний носій і створити інформаційний масив регламентуючої інформації для ПЕОМ.