Роль правової інформатики щодо уніфікації управлінських документів

Питання про юридичну силу вторинних документів на машиночита-них носіях практично не виникає, оскільки вони формуються на основі належно оформлених паперових документів. Помилки чи навмисне викривлення такого документа при переносі його змісту на машинний носій важко виявляються. Це одна із складних проблем щодо формування достовірних інформаційних масивів.

Ігнорування цієї проблеми може розглядатися як соціогенна загроза інформаційній безпеці людини, суспільства, держави.

При двох інших варіантах документування технічні засоби реєстрації інформації розвішуються в місцях її виникнення. При створенні первинної документації за допомогою ЕОМ на паперовому бланку з одночасним перенесенням її інформації на машиночитаний носій відповідальність за створення документа і його вірогідність суворо індивідуалізована. Він видається, чи в будь-який момент може бути виданий, з підписом осіб, які склали документ. Принципової зміни заведеного порядку документування при цьому не відбувається.

Первинний обліковий документ на машиночитаному носієві має виготовлятися у суворій відповідності до затверджених державних стандартів. Інколи такий стандарт визначається на рівні законодавства. Інформація в такому документі повинна кодуватися відповідно до встановлених класифікаторів. При цьому повинна бути забезпечена можливість відтворення змісту документа в людиночитаній формі.

Юридична повноцінність і вірогідність відомостей, що містяться в електронних документах, забезпечується конкретним персоналом, відповідальним за санкціонування, реєстрацію, оформлення і забезпечення захищеності електронної документації, припиненням доступу до формування таких документів не уповноважених на те осіб (несанкціонований доступ).

Важливою умовою юридичної повноцінності первинних облікових документів на машиночитаних носіях, у контексті інформаційної безпеки має бути можливість відтворення інформації у випадку втрати чи викривлення змісту документа. Це забезпечується шляхом копіювання автомаизованих баз даних документів, створенням контрольних точок відповідної інформації та режимів доступу до неї тощо.

Визначення юридичного статусу машиночитаних носіїв облікової інформації та вихідних машинограм безпосередньо пов'язане із розв'язанням таких проблем:

• що вважати оригіналом документів;

• як оформляти копії з них (наприклад, для подання в адміністративні та судові органи);

• як в умовах інформатизації забезпечити можливість використання облікової інформації для зберігання і використання в архіві. Оригінал документа має відповідти запису на машинному носієві.

Оригіналом машинограми є перший за часом друкований екземпляр цього документа на паперовому носієві. На машинограмі, яка є копією документа на машинному носієві, додатково повинні бути представлені печатка чи штамп і відповідні підписи організації, яка здійснює перетворення документа в машиночитану форму. Якщо в оригіналі машинограми вносяться зміни, на ній повинні бути вказані обґрунтування змін, дата їх внесення, посада і підпис посадової особи, яка здійснила зміни.

Зміни оригіналу документа на машинному носієві може здійснювати лише організація, яка його створила, з обов'язковою реєстрацією змісту і обґрунтувань змін, а також особа, відповідальна за їхнє внесення.

Оскільки персональна відповідальність за юридичну повноцінність вихідних документів і вірогідність їхніх даних забезпечується особами, відповідальними за формування вихідної інформації, виникає питання про розподіл цієї відповідальності тих, хто надає інформацію, і тих, хто її опрацьовує.

Стосовно відповідальності за вірогідність даних автоматизованого обліку — це питання потребує дослідження.

Отже, з розвитком інформатизації з'являється можливість безпапе-рової технології обліку, при якій усі її дані формуються машинним шляхом і представляються лише на відеотермінальних пристроях ЕОМ. Чи можна вважати такий облік справжнім, чи потрібно пред'являти до нього вимоги юридичної доказовості, чи правомірно в сучасних умовах поступово або відразу ж відмовитися від паперової документації? Проблема потребує розв'язання.