Роль правової інформатики щодо уніфікації управлінських документів

Другий напрям включає способи правової регламентації документування управлінської діяльності. Це правове регулювання безпосередньо документаційних процесів і операцій, які здійснюються у сфері управління (юридично-технічні документи).

Прикладом такого роду регулювання можуть бути інструкції з діловодства, правила складання певного виду документа (технічного, конструкторського, звітного, фінансового, організаційно-розпорядницького тощо), державні стандарти та рекомендації на складання документів та ін.

Норми права, які регулюють безпосередньо документування, мають своєрідний характер. Своєрідність ця пов'язана з розумінням управлінських документів як засобу, за допомогою якого виникає взаємодія між суб'єктами управління в процесі виконання їхніх функцій. У зв'язку з цим норми, що регулюють ставлення людини до них, переважно мають властивості техніко-юридичних норм.

У міру поширення сфери застосування машиночитаних документів як основи для здійснення різноманітних дій і відносин ці документи все більше діставатимуть юридичне визнання шляхом закріплення їхніх видів і форм у нормативних актах, що регламентують діяльність різних органів управління та їх службовців у межах їхньої компетенції.

Наприклад, правове значення деяких документів, опрацьованих засобами комп'ютерної техніки, офіційно було визнано у "Тимчасових загальногалузевих керівних вказівках про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носієві, що створюється засобами обчислювальної техніки". Тобто електронні документи вже в управлінській діяльності визнаються документами, юридична сила яких відповідає юридичній силі традиційних.

Крім встановлення і законодавчого закріплення умов юридичної сили документів, які опрацьовуються засобами комп'ютерної техніки, вимагають правового регулювання такі суспільні відносини:

• що виникають у процесі створення і використання електронних документів;

• закріплення якісних характеристик соціально-економічної та науково-технічної інформації, яка фіксується на документах;

• закріплення технологічних і організаційних вимог, дотримання яких дозволить сприймати документи, що опрацьовуються комп'ютерними технологіями і мають юридичну силу;

• порядок доступу організацій та громадян до документації, у тому числі й терміни такого доступу;

• порядок розв'язання конфліктів із цих питань;

• співвідношення між традиційними (паперовими) документами і новими документами на технічних носіях інформації, в тому числі порядок зміни, за необхідності, знищення оригіналів традиційних (паперових) документів;

• порядок посвідчення документів, внесення реквізитів, які ідентифікують ці документи;

• способи внесення змін, виправлень у документах;

• порядок збору, реєстрації, зберігання, опрацювання та передачі документації;

• юридичний статус усіх учасників інформаційних відносин, які виникають із приводу використання документів;

• установлення юридичної відповідальності за порушення правил роботи з документацією.При цьому інформація з традиційних носіїв переноситься на машинні носії. На комп'ютері складається первинний документ у людиночи-таній формі й одночасно фіксується інформація, що міститься на машинному носієві. Первинний обліковий документ формується лише на машинних носіях, при цьому повинна існувати можливість виведення документа на паперовий носій.