Роль правової інформатики щодо уніфікації управлінських документів
Наприклад, документи правоохоронних органів тісно пов'язані з адміністративними і кримінально-процесуальними актами. В них фіксуються події, які є основою для видання нормативних та індивідуальних актів, чи підтверджуються встановлені цими актами права та обов'язки. Зокрема, зафіксоване в протоколі адміністративне правопорушення є основою для ухвали постанови про накладення адміністративного покарання (стягнення).
На відміну від інших правових актів, документ сам по собі — це лише засіб фіксації інформації та доведення фактів. Юридичними фактами, що викликають виникнення, зміни чи припинення наявних правовідносин, є фіксовані в документах події та дії, а не самі документи. Юридичне значення документів полягає головним чином в офіційному засвідченні фактів, що мають юридичне значення для забезпечення суспільного порядку (у тому числі громадського порядку, громадської безпеки тощо). Документи часто є доказами при розв'язанні тих чи інших питань у судовому або адміністративному порядку.
В силу публічно-правового характеру діяльності органів управління соціальними системами їхні документи, передбачені законом, переважно торкаються прав та інтересів громадян. У ряді випадків закон вимагає від громадян і організацій обов'язкового отримання ними відповідних документів. Відсутність відповідного документа призводить до неможливості використання громадянами та організаціями того чи іншого суб'єктивного права, а іноді — може бути основою застосування до них правових санкцій.
Оскільки документи органів управління соціальними системами є засобом офіційного підтвердження фактів, що мають юридичне значення і виступають у вигляді їхніх доказів, зміст і форма багатьох із них (наприклад, протоколів) визначені законодавчими актами, положення яких знаходять розвиток у відповідних підзаконних актах, інструкціях уповноважених органів управління соціальними системами.
Поширення застосування в системі управління автоматизованого опрацювання інформації веде до зростання кількості машинних носіїв інформації. Ці носії інформації стали, як правило, виконувати при певних умовах функції електронних носіїв документів (документи, які створюються і використовуються у сфері управління). У зв'язку з цим виникла потреба у встановленні поняття машинних носіїв записів, електронних документів та їхнього місця в інформаційно-аналітичному забезпеченні управління, кола завдань, що розв'язуються при їх створенні, використанні та зберіганні.Електронний документ — документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, втому числі й електронний підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами на візуальну форму чи скопійований на папір.
Визначення поняття "електронний документ" подається законодавцем у п/п. 1.10 ст. 1 (Визначення термінів та понять) Закону України "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні (05.04.01).
У п. 1.11 ст. 1 цього ж Закону подано визначення категорії "електронний цифровий підпис".
Електронний цифровий підпис — сукупність даних, отриманих за допомогою криптографічного перетворення змісту електронного документа, яка дає змогу підтримувати його цілісність та ідентифікувати особу, що його підписала.
Поява електронної документології сформувала потребу провести та розглянути класифікацію та правовий режим електронних документів.
Документи, які використовуються у сфері управління соціальними системами, не тільки пасивно фіксують навколишню дійсність, а й активно впливають на неї, виконуючи тим самим роль важливого регулятивного фактора суспільних відносин. Аналіз практики правового регулювання процесів створення і використання управлінських документів дає змогу виділити два основних напрями в цій галузі.
Перший напрям зводиться до регулювання нормами права конкретних суспільних відносин, у процесі здійснення яких створюються і використовуються відповідні документи. Норми права в цьому випадку встановлюють певні види документів, які супроводжують регульовані відносини.
Однак далеко не завжди в таких актах указано, хто видає (чи використовує) ці документи, якої вони повинні бути форми, хто несе відповідальність за їхнє належне оформлення, зміст і застосування. Предметом правового регулювання в цьому випадку є інформація про самі суспільні відносини.