Роль правової інформатики щодо уніфікації управлінських документів

Уніфікація та стандартизація проводяться за такими основними принципами:

• скорочення надмірності інформації в документах;

• створення загальної моделі побудови документів;

• застосування єдиної термінології в документах;

• типізація і трафаретизація текстів.

Крім загальних принципів, існують спеціальні принципи уніфікації та стандартизації документів в умовах інформатизації. Важливими серед них у науково-практичних джерелах визначаються такі спеціальні принципи уніфікації документів:

• відповідність документів завданням, що підлягають розв'язуванню;

• сумісність показників і реквізитів, що застосовуються в різних документах;

• розташування реквізитів на документах відповідно до послідовності їх заповнення, читання співробітниками чи зчитування засобами комп'ютерної техніки;

• зниження фізичного обсягу документів у результаті обґрунтованого визначення площин для розташування реквізитів;

• взаємоприв'язка вимог до документів, що стосуються різних функціональних систем документації.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення єдиної системи класифікації і кодування інформації, що використовується у відповідних інформаційних системах органів управління.При відборі документів для уніфікації та стандартизації потрібно виходити з наявності традиційних (перевірених практикою), типових для апарату управління і обумовлених нормативними положеннями. У зв'язку з цим у документології було б доцільно упорядкувати організаційно-правове забезпечення документування. В першу чергу в централізованому порядку (можливо, на рівні законодавства) слід врегулювати перелік нормативних актів, які видаються у відповідній системі управління. Наприклад, з погляду традицій документології, дивним є коли Кабінет Міністрів України ухвалює постановою інструкцію. На наш погляд, для такого рівня державного управління доцільнішім є не інструкції, а положення, концепції, настанови, статути. Нормативно-правовий акт під назвою "інструкція" більш притаманний для міністерств, відомств, установ, організацій, підприємств.

В інтересах упорядкування загальної кількості та регламентації повної уніфікації управлінських документів потрібно також в централізованому порядку продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційних структур, а також обліково-довідкових і обліково-статистичних відомостей. Це дасть змогу покращити підготовку особового складу апарату управління, полегшити користування цими документами та їхнє опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Вплив інформатизації на розвиток безпаперової технології роботи з документами

Розглянуті проблеми, що випливають з інформатизації документування та документообігу, можуть бути реально розв'язані також за допомогою правових методів. Правове регулювання тут виступає як важлива і самостійна передумова використання комп'ютерних технологій у сфері документування і документообігу відповідної соціальної системи (її структури).

Пристосувати, підвести традиційні технології опрацювання документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій, особливо з широким, масовим їх застосуванням, можна лише суворо регламентувавши і оптимізувавши в нормативному порядку весь процес руху документів у системі управління.

Працівники органів державного управління складають юридично значимі документи про свої дії та їхні результати, видають документи, які свідчать про особу і права громадян на здійснення певних дій (паспорти, посвідчення водіїв тощо).